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Die Anatomie eines Digital Asset Management Systems

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German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

In einem früheren Artikel - Was ist Digital Asset Management und warum brauchen Sie es? - habe ich mir die Rolle angesehen, die Fotos in unserem Leben spielen, warum wir sie retten müssen und wie Digital Asset Management uns dabei hilft. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Struktur von Digital Asset Management-Systemen, untersuchen die Unterschiede zwischen Bibliotheken und Archiven im Digital Asset Management und stellen ein Profil der vorhandenen Archive dar, die heute verwendet werden.

Die Essenz des Digital Asset Managements

Die Verwaltung digitaler Assets beginnt, wenn Sie auf den Auslöser drücken, und endet nur, wenn das Asset verworfen wird oder wenn es verworfen wird. Verwaltungssysteme für digitale Assets, einschließlich Bibliotheken und Archive, können auf unterschiedliche Weise eingerichtet werden, um unterschiedliche Prioritäten zu erfüllen. In allen Fällen arbeiten jedoch dieselben wichtigen Aufgaben und Funktionen zusammen, um ein effektives System zu schaffen, das Assets von Anfang bis Ende verwaltet.  Alle Digital Asset Management-Systeme erfüllen dieselben drei Hauptfunktionen: Auswahl, Aufbewahrung und Zugriff.

„Wir sind was wir sammeln; wir sammeln, was wir sind. “—Elisabeth Kaplan, Archivarin an der George Washington University

Auswahl

Wir wählen aus, was wir speichern möchten. Wir können nicht unser ganzes Leben retten, also wählen wir die Momente, Fotos und Videos aus, die wir speichern können und können.  Bei der Auswahl heben wir einige Bilder von anderen ab und geben ihnen besondere Bedeutung. Wir stellen unsere Versionen von Geschichten zusammen, während wir uns dazu entschließen, sich an sie zu erinnern und wenn wir möchten, dass andere sie sehen.

In einem Digital Asset Management-System verwenden wir drei Prozesse, um unsere digitalen Bilder zu sortieren und zu ordnen:

  • Wir benennen unsere Bilder mit einem konsistenten System - einer Nomenklatur oder Namenskonvention -, sodass wir jedes Bild identifizieren können und sicherstellen können, dass keine zwei Bilder gleich benannt werden. Eine solide Nomenklatur stellt auch sicher, dass unsere Bilder in einer Reihenfolge sortiert werden, die es uns ermöglicht, Bilder mit einem grundlegenden Betriebssystem des Computers zu lokalisieren.
  • Wir sortieren unsere Bilder in eine oder mehrere Strukturen. Durch das Gruppieren von Bildern in einer Struktur von Dateiordnern werden unsere Dateien mindestens in überschaubaren Gruppen gehalten, auf die über ein einfaches Betriebssystem des Computers zugegriffen werden kann.  Darüber hinaus ermöglicht das Katalogisieren von Software - und es gibt viele Programme und Apps - die Möglichkeit, Bilder in Arbeitsbibliotheken, Sammlungen und Alben zu sortieren.
  • Wir verwenden ein Ranking-System, um zu ermitteln, welche unserer Bilder die wichtigsten sind. Ein Ranking-Prozess ist häufig auf Katalogisierungssoftware angewiesen. Bei einer kleinen Sammlung kann sogar ein Tag-System verwendet werden, das sich im Betriebssystem des Computers befindet.
Basic computer file structure used to organize image filesBasic computer file structure used to organize image filesBasic computer file structure used to organize image files
Ein Digital Asset Management kann mithilfe der Dateistruktur im Betriebssystem eines Computers erstellt werden.

Erhaltung

Wir müssen bewahren, was wir behalten wollen, und es vor Feuer, Wasser, Diebstahl und Zeitverlust schützen.  In der digitalen Welt müssen wir unsere Bilder außerdem vor versehentlichem Löschen, Dateibeschädigung und Veralterung schützen. Bei der Verwaltung digitaler Assets werden für die Bewahrung Hardware, Medien und Format berücksichtigt:

  • Welche Hardware benötigen wir, um Dateien effizient zu übertragen und aufzubewahren?
  • Welche Medien verwenden wir zum Speichern der Dateien und wo werden sie aufbewahrt?
  • Welche Dateiformate halten Technologieänderungen am besten stand und wie verwalten wir unsere Dateien über Softwareversionen?

Zugriff

Eine Bildersammlung ist nur relevant, wenn wir auf die Bilder zugreifen können. Das Benennen und Sortieren von Bildern ist die erste Überlegung, um Bilder zu identifizieren, deren Standorte zu verfolgen und uns bei der Suche nach dem gesuchten Bild oder den gesuchten Bildern zu unterstützen.  Die meisten Sammlungen digitaler Assets sind jedoch zu groß, um nur auf Benennung und Sortierung angewiesen zu sein, damit wir auf das zugreifen können, was wir brauchen. Daher verwenden wir ein kontrolliertes Keyword-Vokabular, um Bilder mit Klassifizierungsinformationen und Beschreibungen zu kennzeichnen.

Konsistenz und Nachfolge sind auch wichtige Aspekte bei der Verwaltung eines zugänglichen Archivs. Für ein erfolgreiches Katalogisierungssystem müssen Struktur, Namen und Tags standardisiert und verwendet werden.  Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Standards besteht darin, dass andere nach Bedarf zum Archiv beitragen oder darauf zugreifen können. Wenn Sie anderen den Zugriff auf das System beibringen, wird das Erbe des Archivs geschützt. Wenn nur eine Person versteht, wie die Bilder verwaltet werden, geht das Wissen über die Assets bei der Person.

Archiv: Der Kern des Digital Asset Managements

Jedes Digital Asset Management-System hängt von einem Archiv ab. Ein Archiv ist sowohl die Sammlung der von uns gespeicherten Materialien als auch der Ort, an dem die Materialien aufbewahrt werden.  In der Welt der digitalen Fotografie und des Videos ist ein Archiv die Sammlung der von uns ausgewählten digitalen Bilder und Videos, die auf einem anderen Medium gespeichert sind als dem, das als Teil des digitalen Hauptprozesses verwendet wird.

Ein gut strukturiertes und gepflegtes Archiv hat folgende Eigenschaften:

1. Die gesammelten Bilder:

  • sind die primären oder ursprünglichen Dateien
  • werden nicht innerhalb des Archivs dupliziert
  • sind unersetzlich
  • kann nicht mehr alltäglich verwendet werden, wird aber zur Aufbewahrung und zum späteren Zugriff aufbewahrt
  • bleibenden Wert halten

Alles andere im Archiv zu speichern, ist eine Verschwendung von Ressourcen und erschwert die Navigation und Verwendung des Archivs.

2. Das Archiv ist organisiert.

  • Die Bilder werden in einer organisierten Weise zusammengefasst.
  • Die Richtlinien zum Erstellen und Verwalten des Archivs sind klar, verständlich und leicht wiederverwendbar.
  • Die festgelegten Richtlinien werden konsequent angewendet, um die archivierten Assets lokalisieren und darauf zugreifen zu können.

Das Strukturieren und Organisieren eines Archivs umfasst nur wenige Komponenten (Namenskonventionen, Dateistruktur, Schlüsselwort und Versionskontrolle). Diese Komponenten müssen jedoch konsistent verwendet werden, damit ein Archiv funktioniert.

3. Die Speicherstruktur ist zuverlässig, effizient und kostengünstig.

  • Neuere Informationen oder Informationen, auf die häufiger zugegriffen wird, werden an einem physischen Ort oder System gespeichert, das einfacher und schneller zu erreichen ist. Dies ist normalerweise der teurere Teil des Archivs, bei dem Speichergeräte verwendet werden, die schneller und flexibler sind als andere.
  • Ältere oder weniger wichtige Informationen werden so gespeichert, dass Kosten eingespart werden. Diese Daten können auf billigeren, aber langsameren Medien gespeichert werden.
  • Das Archiv wird in einem System mit Funktionen und Protokollen verwaltet, die die Zerstörung der Informationen verhindern. Dies beinhaltet ein System zum Verwalten einer zweiten Kopie.
  • Das Archiv wird getrennt vom Arbeitssystem gespeichert und ist von den Arbeitskopien der Bilder getrennt.

Glücklicherweise sinken die Kosten für die Speicherung digitaler Assets und Speichermedien benötigen weniger Platz als früher.  Trotzdem ist es verlockend und leicht, Arbeits- und Archivkopien von Bildern zusammenzuführen und sie als ein und dasselbe zu verwalten. Aber das sind sie nicht. Archive und Backups können leicht verwirrt werden. Ein Archiv ist keine Sicherung, aber Sie sichern ein Archiv.

4. Das Archiv ist eine integrierte, aktive Komponente des täglichen Digital Asset Managements.

Ein Archiv kann außerhalb des Arbeitssystems verwaltet werden. Um effektiv zu sein, muss ein Archiv jedoch Teil des von Ihnen erstellten Digital Asset Management-Systems sein.

Arbeitsbibliotheken: Das Kreislaufsystem

Wenn ein Archiv den Kern des Digital Asset Managements darstellt, ist eine funktionierende Bibliothek das Kreislaufsystem. Arbeitsbibliotheken und Archive sind miteinander verbunden und arbeiten zusammen, aber sie unterscheiden sich voneinander. Archive dienen der Erhaltung; Bibliotheken sind zur Verwendung.

In einer Arbeitsbibliothek sammeln und verwalten wir digitale Bilder. Häufig verteilen wir Bilder innerhalb und außerhalb einer Bibliothek - an andere Programme zum Bearbeiten, an Kunden zur Überprüfung, an Dritte zum Drucken usw. Es ist auch üblich, mehrere Kopien von Bildern in der Bibliothek zu haben.  Beispielsweise kann eine Kopie für die Verwendung im Web mit einem Wasserzeichen versehen sein, und eine andere Kopie kann zum Drucken geschärft werden.  In einer Arbeitsbibliothek befinden sich wahrscheinlich auch Bilder, die wir langfristig nicht für wertvoll halten.

Trotz dieser Unterschiede können und sollten wir Arbeitsbibliotheken mit der gleichen Sorgfalt verwalten, mit der wir auch Archive behandeln.

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Funktionen von Archiven und Bibliotheken beschrieben:

Archiv Bibliotheken
Archive enthalten Primär- oder Originaldateien - eindeutige Dateien, die nicht ersetzt werden können.
Es können andere Kopien der Dateien in einer Bibliothek vorhanden sein, die jeweils unterschiedliche Eigenschaften aufweisen (z. B. die endgültige Größe), aber alle Kopien sind Ableitungen eines Originals. Verlorene oder beschädigte Dateien können ersetzt werden.
Archivierte Bilder haben einen dauerhaften Wert.
Bilder in einer Bibliothek können dauerhaften Wert haben oder nur für einen bestimmten Zweck oder Zeitraum.
Bilddateien werden nicht in ein Archiv ein- und ausgecheckt. Wenn archivierte Dateien benötigt werden, werden Kopien zur Verwendung erstellt.
Dateien kursieren in und um eine Bibliothek herum; B. an andere Programme zum Bearbeiten, an Kunden zur Überprüfung oder an eine beauftragte Agentur zum Drucken oder zur Verwendung in anderem Material.
Ein Archiv ist strukturiert und die Dateien sind nach einem klaren, verständlichen und konsistenten System organisiert.
Eine Bibliotheksstruktur ist organisiert, aber die Dateien werden gerade organisiert. B. benannt, sortiert, bewertet und mit einem Schlüsselwort versehen.
Die für ein Archiv verwendete Speicherstruktur ist äußerst zuverlässig, aber wahrscheinlich nicht portierbar oder schnell.
Der Bibliotheksspeicher ist für einen schnellen und einfachen Zugriff strukturiert.
Archive werden mit einer kostengünstigen Option gesichert und nur so oft aktualisiert, wie das Archiv geändert wird.
Sicherungen müssen ein fortlaufendes, zuverlässiges System zum Duplizieren der Bibliothek sein. Bibliotheksicherungen werden laufend aktualisiert.

Verwendete Bibliotheken und Archive

Alle Digital Asset Management-Systeme verfügen über einige Versionen einer Bibliothek und eines Archivs, die nach den allgemeinen Grundsätzen funktionieren, die wir besprochen haben.  Diese Prinzipien können jedoch auf unterschiedliche Weise angewendet werden, um ein Verwaltungssystem für digitale Assets zu strukturieren, das den Bedürfnissen des Benutzers entspricht.  Ein System kann so einfach und klein sein wie das Bildverwaltungssystem auf einem Smartphone in Kombination mit einem Online-Archivierungsdienst. Ein anderes System könnte so groß und komplex sein wie jedes der nationalen Archive.

Um ein Gefühl für einige der möglichen Variationen im Digital Asset Management zu bekommen, habe ich die heute verwendeten Archivtypen untersucht. In zukünftigen Artikeln werden wir uns die einzelnen Archive genauer anschauen, aber für den Moment wird Ihnen die Einführung in die Welt des Digital Asset Managements ein wenig näherbringen.

Öffentliches Archiv

Regierungen und öffentliche Institutionen unterhalten öffentliche Archive. Nationale Archive - manchmal auch als Bibliotheken bezeichnet - fungieren als öffentliche Archivinhaber. Sie erfassen, bewahren und stellen Dokumente und Materialien zur Verfügung, die vom Regierungsgeschäft erstellt wurden.  Dazu gehören Materialien zu Personen wie Geburtsurkunden oder Militärakten und Materialien zu einer Regierung wie Verfassung oder Charta.

Ein nationales Archiv enthält auch Materialien aus den Aktivitäten einer Regierung. Dies kann Korrespondenz, Chartas, Manuskripte, parlamentarische Verfahren, Weißbücher und mehr sein.  Das Material würde auch Dokumente von Gerichten und einer Reihe nationaler Stellen enthalten.  Das National Archive, UK, behauptet beispielsweise, Aufzeichnungen über Genealogie, mittelalterliche Steuern, Strafverfahren, die Geschichte des Auslands und sogar UFO-Sichtungen zu haben.

A farmer in a chair reading a newspaperA farmer in a chair reading a newspaperA farmer in a chair reading a newspaper
Von 1999 bis 2001 feierte das amerikanische Nationalarchiv das Jahrtausend mit Picturing the Century, einer Ausstellung von Fotografien, die 100 Jahre amerikanisches Leben feiern.  Die Fotografien stammen aus über 8 Millionen Bildern des Archivs. Fotografie von George W. Ackerman, „Der Bauer liest seine Bauernzeitung“, 1931. (Das Bild wurde der Öffentlichkeit vom Nationalarchiv zur Verfügung gestellt, Punkt 33-SC-15754c.)

Ein nationales Archiv kann Material enthalten, das von Einzelpersonen von nationaler Bedeutung hergestellt wurde, sowie Material über eine Nation, die von Einzelpersonen produziert wurde. So installierte das National Archives of Australia beispielsweise Objekte und Dokumente von Stanley Melbourne Price, die als Visionär für die internationale Staatlichkeit Australiens gelten.  Bibliothek und Archive Kanada besitzt eine umfangreiche Sammlung von Porträts von Yousuf Karsh. Diese Fotografien begannen im privaten Archiv von Karsh, wurden jedoch von Library and Archives Canada erworben, weil die fotografierten Untertanen - Staatsoberhäupter, Wissenschaftler und Darsteller - öffentliche Personen waren, die die kanadische Gesellschaft beeinflussten.  Die Sammlung ist auch wegen des Einflusses, den Karsh auf die nationale und internationale Fotografie hatte, von öffentlichem Wert.

Ein interessantes Projekt des National Archives of United Kingdom ist die Katalogisierung und Bereitstellung von Kriegstagebüchern aus dem Ersten Weltkrieg. Durch das Projekt werden die Informationen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, so dass sie ein besseres Gefühl für die Realität der Truppen haben. Gleichzeitig sucht das Projekt öffentliche Unterstützung, um einige der in den Tagebüchern genannten Personen und Ereignisse zu identifizieren und auf Fotografien zu zeigen.

Der Inhalt all dieser Archive, einschließlich Bilder, ist relevant für das, was wir als Gesellschaft sind. Außerdem wird davon ausgegangen, dass der Durchschnittsbürger das Recht hat, zu wissen, was sich im Archiv befindet und auf das Archiv zugreifen zu können.  Die Archive werden daher von öffentlichen Einrichtungen reguliert und gepflegt, wobei Transparenz und Zugang gewährleistet sind.

Gemeinnützige und soziale Organisationen

Museen sind öffentliche oder private Einrichtungen, die Archive verwalten, um Informationen über die Institution und ihre Bestände zu erfassen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen. Archivare wählen Materialien aus, die die Ziele und Aktivitäten der Institution dokumentieren.  Da der Zweck eines Museums darin besteht, Gegenstände von künstlerischer, kultureller oder wissenschaftlicher Bedeutung zu sammeln und zu interpretieren, enthalten die Archive eines Museums Materialien mit langfristigem Wert für die soziale und historische Forschung oder die institutionelle Verantwortung.  Ein Museum unterhält Archive mit dem Schwerpunkt der langfristigen Erhaltung und Ausbildung.

Das Smithsonian Institution Archives ist ein interessantes Beispiel für ein Museumsarchiv, denn das Archiv enthält Materialien, die die Arbeit der Institution dokumentieren, einschließlich der Entwicklung von Archivierungs- und Aufbewahrungsgutachten.  Der Smithsonian etabliert Archivierungs- und Erhaltungspraktiken, die zu Standards für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen werden. Infolgedessen wurden die Archivare und Archive des Smithsonian zu Informationsquellen für andere Archive.  Eines der Projekte der Institution umfasst das Digitalisieren und Archivieren von rund 3 Millionen Bildern. Dies bedeutet, dass Smithsonian auch im Digital Asset Management Archivstandards setzt.

Office used in the 1970s at Smithsonian ArchivesOffice used in the 1970s at Smithsonian ArchivesOffice used in the 1970s at Smithsonian Archives
Der Smithsonian ist ein Modell der Archivierung. Old Archives Area, Fourth Floor, Smithsonian Institution Building, Foto 1 von 11 (Februar 1970) aus dem Smithsonian Institution Archives (SIA2011-1082 und SA-800).
New archives storage area at Smithsonian ArchivesNew archives storage area at Smithsonian ArchivesNew archives storage area at Smithsonian Archives
Neues Archiv. Sammellagerung für Smithsonian Archives in Capital Gallery (2008) aus den Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)

Andere nichtstaatliche und gemeinnützige soziale Organisationen halten auch Materialien bereit, die für die Öffentlichkeit von sozialem und historischem Wert sind. Amnesty International beispielsweise archiviert Briefe, Fotos und organisatorische Unterlagen, die von Teams erstellt und gesammelt wurden, die an verschiedenen Menschenrechtsfragen arbeiten.  Diese Materialien zeigen die Verantwortlichkeit der Organisation und liefern soziale und politische Informationen, die für das Verständnis nationaler und internationaler Probleme von entscheidender Bedeutung sind.

Die Menschenrechtsorganisation Witness ist ein weiteres Beispiel für eine soziale Organisation, die soziale und politische Informationen archiviert, aber wie der Smithsonian auch Standards für das Sammeln und Archivieren von Informationen setzt.  Wo der Smithsonian mit Standbildern arbeitet, arbeitet Witness mit Video. Eines der Ziele der Organisation ist es, sich für solide Medien-, Richtlinien- und Technologiestandards einzusetzen, um sicherzustellen, dass Video Beweismaterial ist.

Privates Archiv

Private Archive werden von Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen verwaltet. Die Archive können klein oder groß sein, aber der Zugriff auf die Archive ist in jedem Fall auf die vom Archivbesitzer oder -verwalter autorisierten Personen beschränkt.  Private Archive haben oft, aber nicht immer, einen speziellen Zweck. 

Die Mary Evans Picture Library ist ein interessantes Beispiel für ein privates Archiv.  Die 1964 von Mary Evans und ihrem Ehemann Hilary ins Leben gerufene Bibliothek sammelt historische Bilder - Illustrationen und Fotografien -, die von „gewöhnlichen“ Künstlern geschaffen wurden, die nicht in Kunstgalerien und Museen vertreten sind.  Die Bibliothek stellt diese Bilder für kommerzielle Zwecke zur Verfügung. Die Bibliothek verfügt über eine riesige digitalisierte Sammlung: rund eine halbe Million Bilder online, jede Woche werden etwa 500 neue Bilder hinzugefügt.  Die Bibliothek stellt auch eine Reihe kleinerer, privater, gewinnorientierter Bibliotheken dar.

Es kann auch vorkommen, dass privates Material oder Material in einem privaten Archiv von öffentlichem Interesse ist. Ein solches Archiv - ein weiteres interessantes Beispiel für ein privates Archiv - ist das von Saverio Tutino in Italien gegründete.  Tutino sammelte Memoiren, Briefe, Tagebücher und Notizen, die von Arbeitern, Landwirten und einfachen Leuten in Italien geschrieben wurden, und machte die Sammlung der Öffentlichkeit zugänglich.  Das Archiv ist so bekannt, dass seine Heimatstadt Pieve Santo Stefano heute als Stadt der Tagebücher bekannt ist.  Die Italiener spenden ihr Material weiterhin für das Archiv, und das Archiv ist zu einer umfangreichen Informationsquelle für Künstler, Schriftsteller und Dramatiker geworden.

Es gibt natürlich auch mehr normale Archive im privaten Sektor. Sie können einige kommerzielle Archive dort finden, wo Sie sie erwarten würden.  Das Canadian Press Images Archive bietet Arbeiten an, die von Fotojournalisten bei der Canadian Press und anderen Bildagenturen erstellt wurden.  Das kanadische Pressebild-Archiv bietet nicht nur Nachrichtenfotos für kommerzielle Zwecke, es ist auch eine Quelle für Prominente und Fotos.

Ein Archivkatalog

Das letzte Archiv, das ich in diesem Artikel vorstellen möchte, ist das Flickr-Projekt The Commons. Die Mission von The Commons besteht darin, Fotografien zu archivieren, die in öffentlichen Fotografiearchiven gefunden wurden, um den Zugang der Öffentlichkeit zu diesen Sammlungen zu verbessern.  Das Projekt wurde 2008 mit The Library of Congress gestartet und umfasst mittlerweile über 100 teilnehmende Institutionen.

Die Öffentlichkeit wird aufgefordert, sich an dem Projekt zu beteiligen, indem sie Informationen und Wissen über die Bilder zur Verfügung stellt. Da das Ziel darin besteht, so viele Informationen wie möglich zu sammeln, kann jedes Flickr-Mitglied einem Bild Tags oder Kommentare hinzufügen.  Es gibt kein kontrolliertes Keyword-Vokabular. Flickr überlässt es dem gesunden Menschenverstand und ermahnt die Mitglieder: „Wenn Sie ein Idiot sind, schämen Sie sich. Das ist zum Wohl der Menschheit, Alter! ”

Fazit

Digital Asset Management-Systeme können groß oder klein, einfach oder komplex sein. Sie können auf bewährten Systemen aufbauen oder als Stand der Technik entwickelt werden.  Alle Digital Asset Management-Systeme bieten jedoch drei Funktionen: Auswahl, Aufbewahrung und Zugriff.  Alle Digital Asset Management-Systeme verfügen über einen Archivierungsprozess, um originale, wertvolle Bilder zu erhalten, und eine Art Bibliothek, um Bilder zu verwalten, die verwendet und in Umlauf gebracht werden.

Das beste Managementsystem für digitale Assets, das Sie aufbauen können, basiert auf Ressourcen, die Ihren Bedürfnissen, Zielen und Interessen entsprechen.

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