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¿Tu práctica fotográfica está lista para crecer? Encuentra tu costo de hacer negocios

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This post is part of a series called Freelance Photography.
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Spanish (Español) translation by CYC (you can also view the original English article)

El primer paso para tener un negocio rentable es saber cuándo tienes ganancias. Para obtener ganancias, tienes que cubrir tu costo de bienes (COG), tus gastos generales tales como alquiler y equipo, gastos de funcionamiento como alojamiento web y viajes, y luego al final de esto tienes más dinero.

Cuando lo digo así, suena imposible y te hace preguntarte cómo alguien puede hacerlo. En este artículo, vamos a ver cómo calcular tu costo de hacer negocios (CODB) para encontrar tu punto de equilibrio. ¡Cualquier dinero que hagas sobre eso es ganancia! ¡Genial para el beneficio!

Es un mínimo, no un precio minorista sugerido

Cuando acabemos de pasar por el formulario, cualquier fotógrafo experimentado va a llorar de indignación: "¡No puedes cobrar $X y socavar el mercado así!, estás devaluando nuestra industria".

No temas. El precio que viene al final de este ejercicio es tu mínimo absoluto que debes cobrar para comer y seguir viviendo donde lo haces. Hay un montón de razones para cobrar por encima de tu mínimo, además de hacer un porcentaje de marcado. Tu trabajo tiene valor, y debes cobrar el valor de tu oferta, no simplemente lo que te cuesta proporcionar la oferta.

Es por eso que los cables en las tiendas tienen un margen de beneficio del 1000%, pero continúan almacenándolos porque la gente los compra de todos modos. Cuando estás en un aprieto y lo necesitas, no te importa si cuesta $1 o menos para que el fabricante lo haga. Ese cable que salva tu trabajo a último minuto es valioso, así que estás dispuesto a pagarlo. Tus clientes verán el valor en lo que haces, y puedes cobrar más. El ejercicio aquí es para averiguar: "Tú no puedes cobrar por debajo de $X por ninguna razón en lo absoluto".

Usando una calculadora de coste operativo

Hay muchas formas diferentes de calcular tus costos de operación, pero para los propósitos de este tutorial, voy a usar uno que es fácil, en línea y gratuito: La Calculadora CODB de la Sociedad Americana de Fotógrafos de Medios (ASMP) .

Antes de lanzarme al frenesí numérico, quiero señalar que tus números serán, por supuesto, diferentes de los míos, pero el principio sigue siendo válido, y esa es la parte importante. No importa dónde estás en el mundo, en tu mayoría todavía tienes los mismos gastos, necesitas un salario, y la necesidad de averiguar tu punto de equilibrio. Vivo en el área de Seattle, WA, así que estaré llenando el formulario con promedios en mi mercado para un fotógrafo típico.

Cost of Doing Business calculator

Antes de hacer clic en "Mostrar detalles", déjame presentar la fórmula. La cantidad mínima de dinero que necesitas para vivir dividida por la cantidad máxima de clientes que puedes fotografiar en un mes equivale al mínimo que debes cobrar por cada trabajo. Se vuelve un poco más complicado una vez que entramos en él, pero no es tan terrible.

Si no sabes cuánto dinero necesitas cada mes como un salario, entonces debes empezar por aquí. Yo uso YNAB para presupuestar mi negocio y mi vida personal. Como mínimo, necesito $1,300 al mes para cubrir el alquiler y las utilidades, $400 para alimentos, $500 para viajes (incluye combustible, seguros, reparaciones, transporte público, estacionamiento y mantenimiento de vehículos) y $300 para todo lo demás. Por supuesto que sí quiero comer más, ahorrar para las vacaciones, un coche nuevo, o la jubilación, esto es adicional. Pero averiguar mis necesidades básicas pone el salario mínimo de $2,500 al mes sólo para seguir viviendo hasta el próximo mes. Voy a utilizar $3.000 para tener en cuenta algunos de los extras que hacen la vida un poco mejor (como el seguro de salud y así sucesivamente).

Si estás empezando, es probable que no vayas a tener empleados aparte de ti mismo. A menudo contrato asistentes en una base caso por caso como contratistas de puestos de trabajo, pero cuento como un COG más tarde. Si tienes empleados, haz clic en Mostrar detalles allí y rellena la información según sea necesario.

Una cosa que me encanta acerca de esta calculadora es que hay algunas cosas que necesitas mensualmente, y algunas cosas que pagas anualmente. Puedes poner cualquiera de esos números que conozcas y esto calculará automáticamente el otro para ti. Continúa por los costos de oficina, llenándolos cuando sea necesario. Yo personalmente elijo dejar de lado COG como asistentes o la entrega de este cálculo (explicado al final). Cuando hayas terminado, podría ser similar a esto.

Expected expenses listed per month and per year

¡Guau!. ¿Realmente dijo que vas a gastar $74,702 en gastos de operación? Sí. Sí lo hizo. Por supuesto, que incluye tu salario y estoy seguro de que verás un montón de áreas donde puedes reducir en tu presupuesto. Puedes usar tu casa en lugar de un estudio ($900 por mes aquí). Puedes obtener un plan de teléfono más barato o utilizar una cuenta de cheques gratis.

Por otro lado, esto sólo te permite comprar $3,500 de equipo nuevo este año. ¿Nueva cámara? Gastado. ¿Juego de estroboscopios? Gastado. Si consigues un mal caso de GAS (Gear Acquisition Syndrome - Síndrome de Adquisición de Equipo), entonces ese número puede inflarse muy rápido. Hice reglas a las que me aferro cuando busco equipo nuevo. Una de ellas es: "¿Esto traerá inmediatamente un ingreso extra suficiente para pagarse por sí mismo?" Hay algunas otras reglas basadas en mis decisiones personales, pero esa regla es un buen indicador de si realmente necesitas un nuevo equipo o no.

Te animo a que dejes de leer hasta que hayas puesto los números y te hayas puesto al día. Este artículo va a ser inútil para ti si no te pones en el trabajo de averiguar lo que es tu CODB. Dirijo un negocio extremadamente delgado y eficiente, donde soy el único fotógrafo, así que mis números están muy cerca de $50.000. Si tienes un estudio con múltiples fotógrafos, tus números fácilmente podrían ser el triple. No hay bien o mal. Tienes que averiguar qué es lo correcto para ti.

Entonces, ¿están todos al día con tus números? ¡Genial!

Unidades facturables

Esto va a tener una variación enorme dependiendo del negocio que tengas. Una unidad facturable se puede definir como un día, una hora, una boda, una sesión de retratos, etc. Si sólo fotografías bodas, entonces "una boda" es una buena unidad facturable. Si eres como yo y fotografías sesiones de retrato de una hora, bodas de ocho horas y fotografías comerciales de varios días, entonces tal vez un día o una hora es una unidad facturable mejor para ti. Para esta demostración, voy a definir mi unidad facturable por días.

Si estás viniendo de la multitud 9-5, entonces por favor realiza que no consigues 40 horas facturables por semana. La única vez que generalmente puedo facturar es el tiempo de rodaje real.

Para la fotografía en primer plano, la cuota de sesión incluye el retoque de X cantidad de fotos. Para bodas, hay la consulta inicial, el tiempo de correo electrónico, la edición, la sesión de vista previa después de la boda y el diseño del álbum. Para el trabajo comercial, la tasa diaria podría ser mayor, pero una gran cantidad de planificación, exploración e investigación se realiza en tiempo no facturable.

Luego hay marketing, trabajo en red, papeleo, actualización de tu cartera... La lista continúa para siempre. Ninguna de esas cosas son pagadas, pero son todas necesarias. Desde que estoy definiendo mis unidades por días, supongamos que sólo puedo hacer un máximo de tres días fotográficos por semana, o 12 por mes. Mi tabla se vería así.

Billable units per month and per year

Esto significa que cada día que trabajo, tengo que hacer un mínimo de $519, y tengo que hacerlo 12 veces al mes. Pero si 12 es la cantidad máxima que puedes hacer, ¿qué pasa con los meses cuando no estás completamente reservado? ¿Qué pasa con tener tiempo libre con tu familia? Si sacas 2 semanas de unidades (6) y cuentas por meses que no puedes reservar completamente (vamos a suponer que hacer 9 en promedio, sacando 3 por mes x 12 meses = 36 unidades), entonces tienes un nivel más alto, pero más realista.

85 billable units per month giving a cost of doing business of 733 per unit

¡Lo hicimos! ¡Terminamos de usar la calculadora!

¿Que significa todo esto?

De acuerdo con los números que puse, significa que yo absolutamente al 100%, sin excusas, debo hacer un mínimo de $733 por día fotográfico. "Nadie va a pagar tanto por una sesión de retratos", dirás. Vamos a romper eso. No es tan intimidante como puedes pensar.

Fotógrafo Comercial

Obtener $800 al día para un fotógrafo comercial es una brisa. Muchos fotógrafos cobran el doble, si no es más. Pero digamos que estás empezando a filmar bandas. Si puedes fotografíar dos bandas en un día, entonces tu nuevo mínimo es de $400 por rodaje. Eso es perfectamente razonable y podrías reservar fácilmente tu horario haciendo eso. Esto significa, sin embargo, que necesitas grabar seis bandas a la semana, cada semana.

Si haces bienes raíces y cobras $200 por casa, entonces sólo tienes que llegar a cuatro casas por día. Muchos fotógrafos de bienes raíces de gama baja pueden llegar a ocho o diez casas al día, lo que hace que sea un ingreso bastante decente.

Fotógrafo de retrato

Tratar de obtener $800 al día como un fotógrafo de retrato suena intimidante. Tu amigo aquí está haciendo ventas de impresión. En promedio en mi estudio, una sesión normal es de $300, pero luego compran $900 en copias

Por supuesto, estas cosas suceden en el transcurso de tres días: uno para el rodaje, uno para la edición, uno para la venta de impresión. Pero ¿qué pasa si puedes obtener tres sesiones de una hora en un día? Entonces el día dos estás editando. El tercer día haces tres ventas impresas y ganas más de $2,500. Así que en esos tres días hiciste más de $3,000, o $1,000 por día.

También puedes optar por hacer mini-sesiones, donde la gente está pagando menos, pero luego puedes hacer de ocho a diez sesiones de retrato en un día y hacer la misma cantidad (¡o más!).

Fotógrafo de bodas

Si cobras $800 por una boda, vas a perder dinero, simple y llanamente. Pero vamos a averiguar cómo esto puede trabajar para ti.

Tienes que tener 8.5 unidades facturables al mes. Digamos que una boda es de tres días de trabajo para ti. Pasas un día de rodaje, un día y medio de edición, y otro medio día diseñando el álbum. Eso significa que cada vez que reservas una boda, no estás reservando una unidad facturable—estás reservando tres.

Por lo tanto, en este caso tu nuevo mínimo se convierte en $2,400 por boda (sin incluir COG). Así que si puedes reservar tres bodas al mes, que te da nueve días facturables, y luego estás cumpliendo con tu requisito mínimo.

Costo de los bienes (COG) y por qué es extra

He dicho varias veces en este artículo que tu mínimo no incluye el costo de los bienes. COG es realmente una hermosa categoría de gastos con gusto pago. ¿Por qué? Porque significa que hiciste una venta y estás ganando dinero.

El resto de tus gastos como el alquiler, el pago de tu abogado, o los costos de alojamiento web, son estáticos. Si haces un centavo o un millón de dólares, estas no son demasiadas fluctuaciones.

Nunca he contratado a un asistente y luego me he sentido preocupado por cómo voy a pagarle porque el trabajo no está allí. Puedo contratar asistentes porque el trabajo está allí y el cliente me paga lo suficiente para tener un asistente. Mientras que necesitas mantener tu COG bajo (no superior al 20-30%), sólo tienes que pagar por el COG cuando hay trabajo presente. Tienes que pagar comida y alquiler si estás trabajando o no.

El punto de equilibrio mágico

Tu precio debe ajustarse al valor que ofreces. Pero si no estás seguro de cuál es ese valor, asegúrate de que estás por encima de tu punto de equilibrio o te encontrarás con problemas. Tu punto de equilibrio es:

 needed divided by max clients possible plus COG equals break-even

Por supuesto, poniendo tus precios más altos que el punto de equilibrio te da beneficios, lo que te da infinitas posibilidades. ¿Buscar nuevos productos? ¿Vacaciones? ¿Invertir en nuevos equipos? ¿Inscribirte en el curso o taller en el que has estado pendiente? ¡Ahora puedes!

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