Planear una Toma de Fotos para una Boda: Organización y Papeleo

Las bodas representan una de las tareas más estresantes y desalentadoras que puede tomar un fotógrafo. El ambiente varía considerablemente, y el paso a veces se apura. Muchas parejas consideran que las fotos que tomas de ellos en ese día como las más importantes fotos que tendrán toda su vida.

La complejidad del evento en sí puede ser bastante estresante para que un fotógrafo lo planee. ¿Deberías tener un calendario? ¿Cuánto tiempo debes quedarte? ¿Deberías preguntarle a tus clientes que firmen algo? El tutorial de hoy se enfocará en cómo manejar el evento desde una perspectiva de negocios.

Aprenderás todo sobre lo que está involucrado y cómo puedes prepararte para que tanto tú como tus clientes estén satisfechos con el resultado.

¿Por Qué Preocuparse?

Muchos fotógrafos podrían no ver la necesidad de introducir tanta complejidad a la situación. Algunos de ustedes han exitosamente fotografiado bodas de una manera interrumpida sin problemas, y eso está bien. La información a continuación representa una colección de sugerencias y posibilidades con las que puedes jugar, personalizar e incluso ignorar basado en tus propias preferencias.

El propósito principal es ayudar a habilitar a nuevos fotógrafos de bodas para que entren en un nuevo campo con un poco de conocimiento de adentro sobre qué esperar y cómo comenzar la etapa de planeamiento. Los clientes muchas veces te buscarán por información, y si no estás preparado para sus preguntas arriesgarás aparentar poco experimentado y poco profesional.

El Equipo: ¿Qué Deberías Traer?

Empezaremos con la cosa con la que te sientas más familiar: tu equipo. Es muy fácil empacar de menos e incluso empacar de más para las fotografías de una boda. Mientras que es mucho mejor estar sobre preparado, no querrás llenarte de bultos innecesarios.

Para planear esta sección, es importante saber sobre los varios aspectos de la toma. Asegúrate de preguntarle a tus clientes si la ceremonia o recepción es afuera o adentro y chequear el calendario para el día contra los tiempos del atardecer en el área.

Esta información puede directamente afectar tu elección de lentes. Podrías amar el zoom 300mm, pero si la boda es en una iglesia oscura que no permitirá la fotografía con flash durante la ceremonia, mejor lleva algo con una apertura amplia y un radio de ISO fuerte.

Yo recomiendo cubrir tanto rango como puedas con tan pocos lentes como sea posible. Por ejemplo, un ajuste popular es tener dos disparadores: uno de zoom de 24-70mm y el otro con un zoom de 70-200mm. Este rango no es ni extremadamente amplio, ni tampoco extremadamente con zoom, pero cubre una buena parte en la mitad que es fácil de trabajar para casi cualquier situación. Más allá, si tienes las versiones f/2.8 de estos lentes, puedes manejar situaciones de poca luz con facilidad.

Mientras que estamos en el tema, un segundo fotógrafo no es necesario pero puede ser bastante deseado para evitar mucho de correr. En mi experiencia, más de dos fotógrafos para una boda pequeña a mediana puede ser abrumador para los invitados e introduce una complejidad innecesaria para ti como el fotógrafo.

Adicionalmente, querrás empacar muchas baterías, algunos flash portátiles y unos pocos soportes robustos. Puedes definitivamente sacar los flash de estudio y cajas suaves si quieres, pero ahorra bastante tiempo y problemas si puedes vivir sin ellos. Finalmente, lleva contigo más tarjetas de cámara de las que piensas que necesitarás y deberías estar listo para comenzar.

Obviamente, hay un montón de posibilidades y mucho más que se puede empacar. Esta es una lista muy ligera, pero recuerda que vas a cubrir una gran cantidad de terreno y en tus pies para la buena parte de un día. Para algunas ideas no convencionales de lo que puedes traer, echa un vistazo a nuestro artículo: 7 Artículos que Nunca Pensaste Traer a una Toma de Fotos

La Programación

Crear un horario estándar que puedas darle a los clientes para un rodaje es muy útil. No sólo te ayuda a mantenerte eficiente, sino que da a tus clientes una referencia fácil para qué esperar.

Esto tomará algo de tiempo en desarrollar. Tendrás que tener algunas bodas bajo tu cinturón para obtener una sensación de cuánto tiempo necesitarás para completar ciertas tareas y después, una vez que tengas el ritmo, podrás empezar a sacar las cuentas de los tiempos.

Haz una lista de todos los diversos acontecimientos por los que pasas típicamente en un día de la boda. Un día hipotético podría incluir fotos de la fiesta de boda preparándose, fotos de las fiestas nupciales, fotos de la pre boda y de los padrinos y madrinas, la ceremonia, fotos de la familia,fotos de la boda y la noche, la pareja feliz y, por último, la recepción . Siéntete libre de poner más de los que piensas y quitar cualquiera que sientas innecesario.

Desde aquí necesitarás asignar distancias aproximadas de tiempo a cada evento (donde sea posible). Por ejemplo, no puedes controlar la ceremonia pero puedes controlar la post-ceremonia y la toma de fotos de la fiesta.

Una vez que hayas bosquejado los diferentes tiempos, pon cada evento y su distancia correspondiente en la lista de check para que tu cliente la llene. Con una foto clara de cuánto tiempo toma cada tarea, pueden planear fácilmente cómo quieren utilizar su tiempo contigo y quitar cualquier evento innecesario.

Sin conocimiento de dicha programación, los clientes están muchas veces abrumados por cuanto un fotógrafo trata de meter dentro de su ya planeado día. Esto fácilmente lleva a que te vean como un fotógrafo intenso, ¡lo que es definitivamente malo para el negocio!

Estableciendo un Tiempo Específico

Mi instinto inicial para tomar fotos de bodas fue decirle a los clientes que estaría allí por tanto tiempo como fuese necesario por un precio plano. Quería parecer amigable y flexible y hacer mi mejor esfuerzo para cubrir todo lo que necesitarían.

No me tomó tiempo darme cuenta que esa era una manera muy loca de trabajar y literalmente me llevó a 13 horas de toma de fotos para una boda mientras me pagaron alrededor de unas 8 horas de trabajo.

Los buenos fotógrafos de bodas tienden a hacer grandes inversiones y los clientes quieren obtener todo lo que pueden de ti, incluso si eso significa casi matarte en el proceso. Es imperativo que cobres una tasa por hora o una tasa plana por un monto específico de tiempo de toma de fotos y después fijes una tasa por hora cuando ese tiempo se termine. En otras palabras, cobra $X por hasta ocho horas de toma de fotos y después $X/hora por cada hora después de eso.

Si eres del tipo generoso, ajusta un sistema de tiempo rígido pero después diles a los clientes cuando el tiempo llegue que puedes quedarte una hora extra si lo necesitan. Esto los ayuda a entender que estás haciendo un esfuerzo de llamado a la acción y maximizará la satisfacción del cliente.

Las Fotos de Familia

Una palabra de advertencia para las fotos de familia; se salen de control muy rápido. Empieza muy inocente, con algunos padres y abuelos, pero antes de que te des cuenta la novia está llamando a grupos de terceros sobrinos y otros familiares incoherentes y te has gastado todo el día.

Es una buena idea hacer otra simple lista de checks donde la novia y el novio rellenen algún ajuste típico de fotos de familia junto a los nombres de los participantes para que rápidamente puedan llamarlos. Dales la opción de añadir a la lista pero asegúrate de indicar cuanto tiempo cada adición añadirá y cómo afectará la programación.

Confía en mi, una vez que la novia se de cuenta que obtener fotos del tío lejano Charlie y sus diez hijos signifique el tiempo del fotógrafo se terminará antes del baile de padre/hija, será mucho más selectiva sobre las fotos de familia.

Esto podría parecer como si estás imponiendo mucha estructura en la novia y el novio, pero en la realidad simplemente les estás dando la libertad de usar su presupuesto fotográfico de la mejor manera que ellos piensen. El resultado final es flexibilidad, no rigidez.

Trabajo de papeleo

Para algunos fotógrafos, el trabajo de papeleo puede ser la parte más intimidante del proceso. Personalmente, simplemente odio manejar eso ¡y usualmente lo pospongo por más tiempo del que debería!

Los Lanzamientos de Modelo

Existen algunas piezas básicas de trabajo de papeles que deberías tener cuando tomes fotos de una boda. El primero y más simple es un formulario modelo de lanzamiento. Algunos fotógrafos no verán la necesidad de esto, y por supuesto ni siquiera podrían necesitar uno, pero es mucho mejor jugarlo seguro si cualquier problema surge.

Si haces que tus clientes firmen un lanzamiento modelo, tienes más libertad de hacer lo que quieras con las fotos que tomes. Esto incluye ponerlas en tu portafolio, usarlas en una publicación de blog e incluso vender imágenes de almacenamiento si eso es algo que te interesa (recuerda que las fotos de invitados y otros miembros de la fiesta de la boda no están necesariamente incluidos).

La idea básica aquí es protegerte contra cualquier posible ataque de clientes locos que encuentran sus fotos visualizadas públicamente por ti sin su permiso. Con un simple lanzamiento de página modelo, puedes tener paz mental que en caso de que un problema surja, estés cubierto.

Si estás preocupado sobre verte imprudente, no estés. Nunca he tenido un solo cliente que vea como obstáculo firmar el lanzamiento del modelo porque soy bastante preciso sobre para qué quiero usar las fotos.

Para más información sobre formularios de lanzamiento de modelos y para descargar una prueba, chequea Formularios de Lanzamiento de Modelo Fotográfico: Cuando Los Necesitas, Cuando No de betterphoto.com.

El Contrato

Este es potencialmente el documento más propenso a riesgo que harás que tus clientes firmen. No soy ningún abogado, tampoco un experto en la ley de contratos, así que claramente no estoy calificado para decir lo que es y no es necesario en un contrato de fotos de boda.

Sin embargo, unas pocas consideraciones pueden ser hechas. Por ejemplo, tu contrato debería claramente decir lo que ambas personas son responsables por en términos tan específicos como sea posible. Describe como pagará el cliente, y cuánto, en adición a exactamente lo que enviarás después del pago.

Quizás el aspecto más importante del contrato es lo que pasa en el caso de todo saliendo mal. ¿Qué si tus clientes absolutamente odian las fotos, o peor aún, qué si tu tarjeta falla por alguna razón y los datos no son recuperables? La boda es un evento de una vez y no puedes exactamente decir "vuélvelo a hacer" En estos casos, las cosas pueden volverse muy fatales y quieres estar seguro que podrás protegerte, incluso si tus clientes parecen buenas personas.

Una manera popular de protegerte contra esto es simplemente decir que si algo va mal, solo te saldrás con la tuya al punto donde rechaces el monto a ser pagado a ti por el trabajo. De esa manera si algo va mal, no obtendrán sus fotos y no obtendrás tu dinero, pero acciones legales más avanzadas pueden ser tomadas. Un buen contrato ofrece una protección clara para ambas partes.

Chequea este enlace para obtener una vista del contrato de prueba, el autor da completo permiso para usar y cambiar como quieras. Al final es mejor tener la ayuda legal profesional para que prepare el documento o al menos lo revise una vez que esté terminado.

La Factura

El último pedazo de papel es uno con el que probablemente estés familiarizado. Las facturas son documentos básicamente justos que apenas dicen quién eres, qué es tu negocio, cuáles productos/servicios proporcionaste y cuál monto te debe el cliente. Esto sirve como recibo que puede ser de ayuda para ambas partes para propósitos legales y de impuestos.

Esto es usualmente proporcionado después de que se haga el trabajo y puede servir como un gentil recordatorio que ya debería hacerse el pago. Incluso si el cliente ya ha pagado, igual envía el folleto y simplemente marca el monto como "pagado completo".

Para más información sobre los folletos, chequea Cómo Hacer un Folleto para un Negocio Independiente.

El PPA

Si todo el papeleo y obligaciones legales arriba te dan dolores de cabeza, o incluso si comprendes completamente como funciona todo, deberías todavía considerar unirte a una asociación tal como la de Fotógrafos Profesionales de América.

Los grupos como estos muchas veces proporcionan pruebas fácilmente personalizables de toda la documentación que necesitarás como parte de los beneficios de la membresía. Esto es una adición a muchos beneficios como el seguro, apoyo, certificación y más.

Otras Consideraciones

Existen muchas otras cosas que tienes que considerar cuando reservas una toma de fotos de boda. Por ejemplo, ¿harás una toma de fotos del compromiso como parte del paquete? Los clientes aman el valor añadido de esto y te beneficias inmensamente de construir una relación con tus clientes en una toma de fotos de bajo estrés antes del gran día. Las bodas casi siempre se ejecutan más fácil si tus clientes han trabajado contigo antes y están cómodos y en confianza con tu proceso.

El dilema de impresión vs. copias digitales también es un aspecto importante. Constantemente veo fotógrafos más viejos asombrados con la carencia de compras impresas hechas por novias jóvenes y novios hoy en día. Somos una generación digital y poner fotos en Facebook es mucho más importante para muchos que ponerlas en nuestra mesa de noche.

Tendrás que decidir exactamente lo que le proporcionarás a los clientes. Algunos fotógrafos nunca soñarían con darle a los clientes un disco de imágenes de alta resolución para usarlas como vean correcto, y en vez de forzar a los clientes a ir directamente a través de ellas para todo.

Personalmente me gusta darles a mis clientes mucha libertad con sus imágenes y prefiero cobrar lo suficiente por adelantado para que no me tenga que preocupar mucho por hacer dinero de las impresiones al final.

Incluso un disco de imágenes listo para la web y de baja resolución puede alcanzar un largo camino. Darle a tus clientes la libertad de compartir tus fotos digitalmente con sus amigos simplemente te da publicidad gratis del mejor tipo: palabra de boca a boca de clientes satisfechos.

Lanza una marca de agua no intrusiva y notable en las imágenes y hazte fácil de encontrar en la web para que cuando todos vean tus fotos, puedan fácilmente rastrearte ¡y contratarte!

¿Cuál Consejo Tienes?

Ahora que has leído mi largo rollo sobre el planeamiento que va en ser un fotógrafo de bodas, deja un comentario abajo con tus propios pensamientos y experiencias.

Déjanos saber cuáles consejos has agarrado en el camino y comparte las historias de las cosas que has tenido que aprender de la manera más difícil al hacerlo mal al principio. ¡Todos estamos ansiosos de aprender de tus errores para no tener que pasar por ellos!