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La Anatomía de un Sistema de Gestión de Activos Digitales

Read Time: 16 mins

Spanish (Español) translation by Naudys Angulo (you can also view the original English article)

En un artículo anterior-¿Qué es Gestión de Activos Digitales y Por Qué Usted Lo Necesita? -Miré los roles que las fotografías desempeñan en nuestras vidas, por qué necesitamos almacenarlas y cómo la gestión de activos digitales nos ayuda a hacerlo. En este artículo, vamos a ver cómo se estructuran los sistemas de gestión de activos digitales, explorar las diferencias entre bibliotecas y conjunto de archivos en la gestión de activos digitales y perfilar los conjuntos de archivos existentes en uso hoy en día.

La Esencia de la Gestión de Activos Digitales

La gestión de activos digitales comienza cuando se presiona el obturador y termina sólo cuando el activo es descartado, si se descarta alguna vez. Los sistemas de gestión de activos digitales, incluidas las bibliotecas y los archivos, se pueden configurar de diferentes maneras para atender diferentes prioridades, pero en todos los casos, las mismas tareas y características clave trabajan juntas para crear un sistema eficaz que gestione los activos de principio a fin.  Todos los sistemas de gestión de activos digitales también cumplen las mismas tres funciones principales: selección, preservación y acceso.

"Somos lo que recogemos; Recogemos lo que somos. "--Elisabeth Kaplan, Archivista en la Universidad George Washington

Selección

Seleccionamos lo que queremos guardar. No podemos guardar nuestra vida entera, así que seleccionamos los momentos, las fotografías y los vídeos que podemos y guardaremos. En el proceso de selección, ponemos algunas imágenes aparte de otras y les damos un significado especial. Recopilamos nuestras versiones de historias mientras elegimos recordarlas y como queremos que otras personas las vean.

En un sistema de gestión de activos digitales, utilizamos tres procesos para ayudarnos a ordenar y clasificar nuestras imágenes digitales:

  • Nombramos nuestras imágenes usando un sistema consistente --una nomenclatura o convención de nombre-- para que podamos identificar cada imagen y asegurarnos de que no hay dos imágenes que tengan el mismo nombre. Una sólida nomenclatura también asegura que nuestras imágenes se ordenan en un orden que nos permite localizar imágenes usando un sistema operativo básico de computadora.
  • Ordenamos nuestras imágenes en una o más de algunas estructuras. Como mínimo, agrupar imágenes en una estructura de carpetas de ficheros mantiene nuestros ficheros en grupos manejables a los que se puede acceder mediante un básico sistema operativo de computadora. Además, el software de catalogación --y hay muchos programas y aplicaciones-- nos permite clasificar las imágenes en bibliotecas de trabajo, colecciones y álbumes.
  • Utilizamos un sistema de clasificación que nos ayude a identificar cuáles de nuestras imágenes son las más importantes. Un proceso de clasificación a menudo se basa en el software de catalogación, pero para una pequeña colección, incluso un sistema de marcado residente en el sistema operativo de la computadora puede ser utilizado.
Basic computer file structure used to organize image filesBasic computer file structure used to organize image filesBasic computer file structure used to organize image files
Una gestión de activos digitales se puede construir utilizando la estructura de ficheros del sistema operativo de una computadora.

Preservación

Necesitamos preservar lo que elegimos mantener, manteniéndolo a salvo contra el fuego, el agua, el robo y los estragos del tiempo. En el mundo digital, también necesitamos mantener nuestras imágenes seguras contra la eliminación accidental, la corrupción de ficheros y la obsolescencia. En la gestión de activos digitales, la preservación implica consideraciones de hardware, media y formato:

  • ¿Qué hardware necesitamos para transferir y mantener ficheros de manera eficiente?
  • ¿Qué media utilizamos para almacenar los ficheros y dónde los guardamos?
  • ¿Qué formatos de fichero soportarán mejor los cambios en la tecnología y cómo gestionaremos nuestros ficheros a través de versiones de software?

Acceso

Una colección de imágenes sólo es relevante si podemos acceder a las imágenes. Nombrar y ordenar imágenes son las primeras consideraciones para identificar imágenes, rastrear sus ubicaciones y ayudarnos a encontrar la imagen o las imágenes que buscamos. Sin embargo, la mayoría de las colecciones de activos digitales son demasiado grandes para depender únicamente del nombre y la clasificación para ayudarnos a acceder a lo que necesitamos, por lo que también usamos un vocabulario de palabras clave controlado para etiquetar imágenes con clasificación de información y descripciones.

La consistencia y la sucesión también son consideraciones críticas para mantener un archivo accesible. Para que cualquier sistema de catalogación tenga éxito, la estructura, los nombres y las etiquetas deben ser estandarizados y utilizados. Una ventaja adicional al uso de estándares es que otros pueden contribuir o acceder al archivo según sea necesario. Enseñar a otros a acceder al sistema protege el legado del archivo; Si sólo una persona entiende cómo se gestionan las imágenes, el conocimiento sobre los activos va con la persona.

Archivos: El Núcleo de la Gestión de Activos Digitales

Cada sistema de gestión de activos digitales depende de un archivo de algún tipo. Un archivo es tanto la colección de materiales que estamos guardando como el lugar donde se guardan los materiales. En el mundo de la fotografía digital y del vídeo, un archivo es la colección de imágenes digitales y vídeos que hemos seleccionado, almacenados en un medio distinto al utilizado como parte del proceso digital principal.

Un archivo bien estructurado y mantenido tendrá las siguientes características:

1. Las imágenes recogidas:

  • Son los ficheros primarios u originales
  • No se duplican dentro del archivo
  • Son irremplazables
  • Pueden no tener un uso diario, pero se mantienen para su conservación y acceso posterior
  • Mantienen un valor perdurable

Guardar cualquier otra cosa en el archivo es un desperdicio de recursos y hace que el archivo sea difícil de navegar y usar.

2. El archivo está organizado.

  • Las imágenes se empaquetan juntas de una manera organizada.
  • Las directrices para construir y mantener el archivo son claras, comprensibles y fácilmente reutilizables.
  • Las pautas establecidas se aplican consistentemente para poder localizar y acceder a los activos archivados.

La estructuración y organización de un archivo incluye sólo unos pocos componentes--convenciones de nomenclatura, estructura de fichero, palabras clave y control de versiones-- pero estos componentes deben utilizarse y utilizarse de forma coherente para que funcione un archivo.

3. La estructura de almacenamiento es confiable, eficiente y rentable.

  • La información más reciente o la información a la que se accede con más frecuencia se almacena en una ubicación física o en un sistema que es más fácil y más rápido de alcanzar. Esto suele ser la parte más cara del archivo, utilizando dispositivos de almacenamiento que son más rápidos y más flexibles que otros.
  • La información más antigua o menos crítica se almacena de una manera que reduce los costos. Estos datos se pueden almacenar en medios más baratos pero más lentos.
  • El archivo se mantiene en un sistema con características y protocolos que ayudan a prevenir la destrucción de la información. Esto incluye un sistema de mantenimiento de una segunda copia.
  • El archivo se almacena aparte del sistema de trabajo y está separado de las copias de trabajo de las imágenes.

Afortunadamente, los costos asociados con el almacenamiento de activos digitales están disminuyendo y los medios de almacenamiento ocupan menos espacio que antes. Sin embargo, es tentador y fácil de combinar copias de trabajo y de archivo de las imágenes y mantenerlos como uno y el mismo. Pero no lo son. También es fácil confundir archivos y copias de seguridad. Un archivo no es una copia de seguridad, pero usted copia un archivo.

4. El archivo es un componente integrado, activo de la gestión diaria de activos digitales.

Un archivo se puede mantener aparte del sistema de trabajo, pero para ser eficaz, un archivo debe ser una parte de cualquier sistema de gestión de activos digitales que usted construya.

Bibliotecas de Trabajo: El Sistema Circulatorio

Si un archivo es el núcleo de la gestión de activos digitales, una biblioteca de trabajo es el sistema circulatorio. Las bibliotecas de trabajo y los archivos están conectados y trabajan juntos, pero son cosas diferentes. Los archivos son para la preservación; Las bibliotecas son para darle uso.

Una biblioteca de trabajo es donde recopilamos y gestionamos imágenes digitales. A menudo circulamos imágenes dentro y fuera de una biblioteca--a otros programas para su edición, a clientes para su revisión, a un tercero para imprimir, etc. También es común tener varias copias de imágenes en la biblioteca. Por ejemplo, una copia puede tener marca de agua para el uso de la web y otra puede ser preparada para su impresión. Una biblioteca de trabajo probablemente también tiene imágenes que no consideramos valiosas a largo plazo.

A pesar de estas diferencias, podemos --y debemos-- administrar bibliotecas de trabajo con el mismo cuidado que llevamos los archivos.

La siguiente tabla detalla las diferentes características de los archivos y bibliotecas:

Archivos Bibliotecas
Los archivos contienen ficheros primarios u originales-- ficheros únicos que no se deben reemplazar.
Puede haber otras copias de los ficheros en una biblioteca, cada una con características diferentes (tamaño terminado, por ejemplo), pero todas las copias son derivados de un original. Los ficheros perdidos o dañados pueden ser reemplazados.
Las imágenes archivadas conservan un valor duradero.
Las imágenes en una biblioteca pueden tener un valor duradero o tener valor sólo para un propósito específico o período de tiempo.
Los ficheros de imagen no circulan dentro y fuera de un archivo. Si se necesitan ficheros archivados, se hacen las copias para su uso.
Los ficheros circulan dentro y fuera de la biblioteca; Por ejemplo, a otros programas de edición, a clientes para revisión o a una agencia contratada para imprimir o usar en otro material.
Un archivo está estructurado y los ficheros están organizados con un sistema claro, comprensible y consistente.
Se organiza una estructura de biblioteca, pero los ficheros están en proceso de organización; Por ejemplo, nombrado, ordenado, clasificado y palabras claves.
La estructura de almacenamiento utilizada para un archivo es altamente confiable, pero probablemente no sea portátil ni rápida.
El almacenamiento de la biblioteca se estructura para la velocidad y el fácil y frecuente acceso.
Los archivos se respaldan con una opción rentable y se actualizan tan a menudo cada vez que se cambia el archivo.
Las copias de seguridad deben ser un sistema continuo y fiable de duplicación de la biblioteca. Las copias de seguridad de la biblioteca se actualizan continuamente.

Bibliotecas y Archivos en Uso

Todos los sistemas de gestión de activos digitales tendrán alguna versión de una biblioteca y un archivo, funcionando con el conjunto común de principios que hemos discutido.  Sin embargo, estos principios pueden aplicarse de diferentes maneras para estructurar un sistema de gestión de activos digitales que se adapte a las necesidades del usuario. Un sistema puede ser tan simple y pequeño como el sistema de gestión de imágenes en un teléfono inteligente combinado con un servicio de archivo en línea. Otro sistema podría ser tan grande y complejo como cualquiera de los archivos nacionales.

Para tener una idea de algunas de las variaciones posibles en la gestión de activos digitales, he examinado tipos de archivos en uso al día de hoy. Vamos a ver más de cerca los archivos individuales en futuros artículos, pero por ahora, una introducción rápida le dará una idea de la variedad en el mundo de la gestión de activos digitales.

Archivos Públicos

Los gobiernos y las instituciones públicas mantienen archivos públicos. Los archivos nacionales --a veces denominados bibliotecas-- actúan como registros públicos. Capturan, preservan y ponen a disposición documentos y materiales creados por el negocio del gobierno. Esto incluye materiales sobre individuos, tales como certificados de nacimiento o registros militares, y materiales sobre un gobierno, como una constitución o un estatuto.

Un archivo nacional también incluye materiales de las actividades de un gobierno. Esto puede incluir correspondencia, cartas, manuscritos, procedimientos parlamentarios,  libros blancos, y más. Los materiales incluirían también documentos de los tribunales de justicia y una serie de organismos nacionales.  El Archivo Nacional, Reino Unido, por ejemplo, afirma tener registros de genealogía, impuesto medieval, juicios penales, la historia de países extranjeros, e incluso avistamientos de ovnis.

A farmer in a chair reading a newspaperA farmer in a chair reading a newspaperA farmer in a chair reading a newspaper
Desde 1999 a 2001, los Archivos Nacionales Americanos celebraron el milenio con Representando el Siglo, una exhibición de fotografías que celebraban 100 años de vida americana. Las fotografías fueron tomadas de más de 8 millones de imágenes en poder de los Archivos. Fotografía de George W. Ackerman, "Agricultor leyendo su periódico agrícola", 1931. (Imagen puesta a disposición del público por los Archivos Nacionales, Punto 33-SC-15754c).

Un archivo nacional puede contener materiales producidos por individuos de importancia nacional y materiales sobre una nación producida por individuos. Por ejemplo, el Archivo Nacional de Australia instaló una exposición de objetos y documentos pertenecientes a Stanley Melbourne Price, considerado un visionario de la categoría de estado internacional australiana. Biblioteca y Archivos de Canadá tiene una vasta colección de retratos tomados por Yousuf Karsh. Estas fotografías comenzaron en el archivo privado de Karsh, pero fueron adquiridas por Biblioteca y Archivos de Canadá porque los sujetos fotografiados --jefes de estado, científicos e intérpretes, por ejemplo-- eran figuras públicas que influían en la sociedad canadiense. La colección también tiene valor público debido a la influencia que la carrera de Karsh tuvo en la fotografía a nivel nacional e internacional.

Un interesante proyecto realizado por The National Archives of the United Kingdom consiste en catalogar y poner a disposición diarios de guerra de la Primera Guerra Mundial. El proyecto pone a disposición del público la información para conocer mejor las realidades a las que se enfrentaron las tropas y, al mismo tiempo, busca ayuda pública para identificar algunas de las personas y eventos mencionados en los diarios y mostrar en fotografías.

El contenido de todos estos archivos, incluidas las imágenes, son relevantes para quienes somos como sociedad. Además, hay una suposición de que la persona promedio tiene derecho a saber lo que hay en el archivo y poder acceder a él. Los archivos son así regulados y mantenidos por las instituciones públicas con la prioridad de garantizar la transparencia y el acceso.

Organizaciones Sociales y sin Fines de Lucro

Los museos son entidades públicas o privadas que mantienen archivos para capturar, conservar y poner a disposición información sobre la institución y sus tenencias. Los archivistas seleccionan los materiales que documentan las metas y actividades de la institución. Debido a que el propósito de un museo es recopilar e interpretar elementos de importancia artística, cultural o científica, los archivos de un museo contienen materiales con valor a largo plazo para la investigación social e histórica o para la rendición de cuentas institucional. Un museo mantiene archivos con la prioridad de la preservación a largo plazo y la educación.

Los Archivos de la Institución Smithsoniana es un ejemplo interesante de un archivo del museo porque el archivo contiene materiales que documentan el trabajo de la institución, lo que incluye el desarrollo de conocimientos sobre el archivo y la conservación.  El Smithsonian establece prácticas de archivo y conservación que se convierten en normas para el mantenimiento de registros. Como resultado, los archivistas y los archivos del Smithsonian se han convertido en recursos de información para otros archivos. Uno de los proyectos de la institución consiste en digitalizar y archivar unos 3 millones de imágenes, lo que significa que el Smithsonian también está estableciendo estándares de archivo en la gestión de activos digitales.

Office used in the 1970s at Smithsonian ArchivesOffice used in the 1970s at Smithsonian ArchivesOffice used in the 1970s at Smithsonian Archives
El Smithsonian es un modelo de progresión archivística. Área de Archivos Antiguos, Cuarto piso, Edificio de la Institución Smithsonian, Foto 1 de 11 (febrero de 1970) de los archivos de la Institución Smithsonian (SIA2011-1082 y SA-800).
New archives storage area at Smithsonian ArchivesNew archives storage area at Smithsonian ArchivesNew archives storage area at Smithsonian Archives
Nuevos Archivos. Almacenamiento de la colección para los archivos Smithsonian en la Galería Capital (2008) de los archivos de la Institución Smithsonian (SIA-1024x76)

Otras organizaciones sociales no gubernamentales y sin fines de lucro también tienen materiales que son de valor social e histórico para el público. Amnistía Internacional, por ejemplo, archiva cartas, fotografías y registros organizacionales producidos y recopilados por equipos que trabajan en diferentes temas de derechos humanos. Estos materiales demuestran la responsabilidad de la organización y proporcionan información social y política crítica para entender los asuntos nacionales e internacionales.

Los Testigos de la a organización de derechos humanos es otro ejemplo de una organización social que archiva información social y política, pero, al igual que el Smithsonian, también establece estándares para recolectar y archivar la información. Cuando el Smithsonian trabaja con imágenes fijas, Los Testigos trabajan con video. Uno de los objetivos de la organización es abogar por estándares de medios, políticas y tecnología de sonido para asegurar que el vídeo sea un material probatorio viable.

Archivos Privados

Los archivos privados son los que mantienen las corporaciones, las organizaciones y los individuos. Los archivos pueden ser pequeños o grandes, pero en todos los casos, el acceso a los archivos se limita a los autorizados por el propietario o administrador del archivo. Los archivos privados a menudo, pero no siempre, tienen un propósito especializado. Se mantienen en un sistema con una estructura que se ocupa de las necesidades individuales del propietario del archivo.

La Biblioteca de Imagenes Mary Evans es un ejemplo interesante de un archivo privado. Iniciada por Mary Evans y su marido, Hilary, en 1964, la biblioteca recoge imágenes históricas -- ilustraciones y fotografías -- creadas por artistas "ordinarios" no representados en galerías de arte y museos. La biblioteca hace estas imágenes disponibles por licencia para uso comercial. La biblioteca cuenta con una enorme colección digitalizada: alrededor de medio millón de imágenes en línea, con unas 500 nuevas imágenes agregadas cada semana. La biblioteca también representa una cantidad de pequeñas bibliotecas privadas con fines de lucro.

También puede suceder que los materiales o materiales privados contenidos en un archivo privado tengan interés público. Uno de estos archivos, otro ejemplo interesante de un archivo privado --es el establecido en Italia por Saverio Tutino. Tutino recogió memorias, cartas, diarios y notas escritas por los obreros, agricultores y gente común de Italia, y puso la colección a disposición del público en general. El archivo se ha hecho tan conocido que su hogar, Pieve Santo Stefano, es ahora conocido como la Ciudad de Diarios. Los italianos siguen donando sus materiales al archivo, y el archivo se ha convertido en un rico recurso de información para artistas, novelistas y dramaturgos.

También hay, por supuesto, más archivos ordinarios en el sector privado. Usted puede encontrar algunos archivos comerciales donde usted esperaría encontrarlos; Por ejemplo, en un archivo de prensa. El Archivo de Imágenes de la Prensa Canadiense ofrece trabajo creado por fotoperiodistas con la Prensa Canadiense y otras agencias fotográficas. Además de proporcionar fotos de noticias para uso comercial, el Archivo de Imagenes de Prensa Canadiense es un recurso para retratos y fotografías de celebridades.

Un Catálogo de Archivos

El último archivo que quiero presentar en este artículo es el proyecto de Flickr, The Commons. La misión de The Commons es catalogar las fotografías que se encuentran en los archivos de fotografía pública con el fin de aumentar el acceso público a estas colecciones. El proyecto se inició con la Biblioteca del Congreso en 2008 y desde entonces ha crecido hasta incluir a más de 100 instituciones participantes.

Se invita al público en general a contribuir al proyecto proporcionando información y conocimientos sobre las imágenes. Debido a que el objetivo es recopilar toda la información posible, cualquier miembro de Flickr puede agregar etiquetas o comentarios a una imagen. No hay vocabulario de palabras clave controlado; Más bien, Flickr lo deja al sentido común, amonestando a los miembros: "Si usted es un idiota al respecto, qué vergüenza. ¡Esto es por el bien de la humanidad, amigo!"

Conclusión

Los sistemas digitales de gestión de activos pueden ser grandes o pequeños, simples o complejos. Pueden ser construidos sobre sistemas probados o verdaderos o desarrollados como modelos de vanguardia.  Pero todos los sistemas digitales de gestión de activos están diseñados para proporcionar tres funciones: selección, preservación y acceso. Y todos los sistemas digitales de gestión de activos tendrán un proceso de archivado para preservar imágenes originales y valiosas y algún tipo de biblioteca para gestionar las imágenes que se utilizan y circulan.

El mejor sistema de gestión de activos digitales que usted pueda construir será el construido sobre recursos que satisfagan sus necesidades, metas e intereses.

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