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Usar un Vocabulario Controlado para Organizar Fotografías Digitales

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Spanish (Español) translation by Eva Collados Pascual (you can also view the original English article)

Lo bueno de la fotografía digital es que puedes tomar un montón de fotografías sin preocuparte sobre los costes. Lo desafiante sobre la fotografía digital es que puedes tomar miles de fotos. En lugar de cajas, archivadores y carpetas derramando un caos de negativos e impresiones, tenemos ordenadores, tarjetas de memoria, y discos duros externos lleno de bits de imágenes y bytes.

La organización y el sentido común son posibles. Este artículo te guiará a través de la creación de un sistema poderoso de palabras clave controladas para gestionar tu caos digital.

A disorganized directory of photographsA disorganized directory of photographsA disorganized directory of photographs
Si eres como yo, tu colección de fotografías digital se parecerá algo a esto.

Sobre el Vertedero Digital

Colin Rowe, fundador y presidente de Archimedia, es guru de la gestión de recursos. Él describe las colecciones desorganizadas de fotografía como "vertederos digitales". Las fotografías podrían ser guardadas, duplicadas, e incluso se hacen copias de respaldo en sistemas de almacenamiento, pero si no puedes encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas, tus fotos simplemente están ocupando espacio.

Pensando como el fotógrafo profesional que es, Colin apunta que no podrás vender fotografías que no puedas encontrar. O, si puedes encontrar la foto pero empleas horas buscándola, has perdido cualquier beneficio y desperdiciado más tiempo buscando de lo que has ganado en la venta. La entrega tardía de la solicitud de una foto también merma tu credibilidad como profesional, disminuyendo las posibilidades de que contacten contigo de nuevo.

Es igual de importante ser capaz de encontrar fotografías guardadas para una colección privada. Tomas fotos porque quieres recordar y compartir tus experiencias — acontecimientos y momentos que no se pueden repetir. Si no eres capaz de encontrar aquellas fotos, te quedas solo con memorias que se desvanecerán al cabo del tiempo.

Las fotografías perdidas son también legados perdidos. Ya sean de tipo corporativo, profesional, o personal, las fotos conservan nuestras historias para el futuro. Pero no será así, si no pueden ser encontradas o identificadas. Colin nos advierte de que el legado también puede perderse si solo una persona entiende como está gestionada la información. Si esa persona se jubila, se marcha, o fallece, el conocimiento sobre las fotos desaparece también. 

Hacia la Mina Digital

Archimedia trabaja con grandes organizaciones y agencias gubernamentales. Para ellos, la gestión de recursos digitales normalmente conlleva meses para la gestión del proyecto, cotejando y ordenando miles de recursos digitales, catalogando, y formando. Justamente diseñar e implementar un sistema de catalogación es el trabajo del librero de Archimedia, Tammy Moorse.

De todas formas, Colin es rápido empatizando con la importancia de la gestión de recursos digitales para una colección de imágenes de cualquier tamaño. ¿Identificarían todos los demás los elementos de la misma forma? Buen punto. Ni siquiera puedo encontrar lo que necesito en mi escritorio cada día, y mucho menos encontrar un cosa después de varios días.

La labor de organizar imágenes puede ser laborioso y aburrido pero no es difícil ni abrumador. Tammy admite que incluso siendo un librera a la que pagan por catalogar, aprecia el tedio de su trabajo.   Sin embargo, es importante y con algunos trucos y un empeño constante de pequeños porciones de tiempo, incluso la más desordenada colección puede ser domada hasta conseguir un recurso útil.

Palabras Clave, Etiquetas y Texto Gratuito

La gestión de recursos digitales implica convenciones para la nomenclatura, estructura de carpetas, rutinas para las copias de seguridad, y mucho más. Pero en el corazón de todo sistema de gestión de recursos digitales están las palabras clave, y por ahí es por donde vamos a empezar.

Las palabras clave son breves frases empleadas normalmente dentro de un sistema para destacar el significado o asunto de la información. Las palabras clave clasifican la información y pueden usarse para acrediar la propiedad. El sistema no es nuevo. Un vistazo a una tarjeta del catálogo de una biblioteca proporciona infinidad de ejemplos de clasificación por palabras clave. Por ejemplo, en la tarjeta de biblioteca de abajo, el libro ha sido identificado con palabras clave como "hiking" e "illinois". Las palabras clave también incluyen el nombre del autor, “Zyznieuski”.

A library catalogue card showing the use of keywordsA library catalogue card showing the use of keywordsA library catalogue card showing the use of keywords

Las etiquetas son rótulos que se aplican a la información. Las etiquetas pueden usarse para marcar la información con palabras clave, códigos, y preguntas abiertas que son relevantes solo para el usuario. Por ejemplo, el libro sobre senderismo (hiking, en inglés) de la tarjeta de la biblioteca ha sido etiquetado con las palabras clave "hikin" e "illinois". También ha sido etiquetado con un código del sistema de catalogación de Dewey Decimal. Si tuviera una colección de libros como esta, también los etiquetaría con información personal como "vacaciones familiares" porque me gusta salir ha hacer caminatas en mis vacaciones. Esta etiqueta sólo es significativa para mí mientras que las palabras clave son significativas para todo aquel que busque la información. Las etiquetas codificadas están vinculadas a un sistema estandarizado. 

Las leyendas y descripciones son trozos de texto libre que describe o dirige la atención hacia algo en la imagen que no es obvio. Este es el lugar para la etiqueta personal e información que describe el contexto de la imagen.

El uso de palabras clave y etiquetas es un probado sistema de clasificación, y cuando se usa bien, es robusto y fiable. Igualmente, emplearás horas buscando un libro en la biblioteca o en la librería si no fuera por la catalogación con palabras clave y etiquetas. El sistema trae el mismo poder a la organización de fotografías.

Las Palabras Clave en la Fotografía

Las imágenes digitales están etiquetadas por medio de metadatos — datos de texto incrustados en una imagen digital que proporcionan información sobre la misma. Alguna información es añadida a los metadatos en el momento de la exposición; por ejemplo, el tamaño del archivo, las dimensiones, y los ajustes de la cámara. El software de catalogación te permite también añadir información personalizada a los metadatos. Típicamente, esto incluye el nombre del fotógrafo y la información sobre derechos de autor, una leyenda o descripción, y, si eres organizado, palabras clave.

El software de catalogación mantiene un registro de todas las palabras clave que hayas usado. Mi catálogo de Lightroom tiene una lista de alrededor de 1500 palabras clave. Esto podría parecer impresionante pero, en mi caso, es solo una lista de palabras que he escogido de forma libre y que significaban algo para mí en el momento en el que las apliqué.

A partial list of keywords from a Lightroom catalogueA partial list of keywords from a Lightroom catalogueA partial list of keywords from a Lightroom catalogue

Peor aun, he usado las mismas palabras para significar cosas distintas (homónimos) y múltiples etiquetas para el mismo concepto (sinónimos). Por ejemplo, he usado la palabra clave NARANJA para identificar fotografías de naranjas y para identificar fotos cuyo color predominante es el naranja. Con lo que, si busco fotos de una naranja, también voy a encontrar puestas de sol anaranjadas en mis resultados. También usé las palabras clave PERRO, CACHORRO, y CANINO para identificar fotos de perros. Si busco por PERRO, perderé todas las fotos etiquetadas con CACHORRO y CANINO. Y, siendo canadiense, me las he arreglado para usar ortografía tanto americana como británica en mis palabras clave; por ejemplo, GREY (gris) y GRAY (gris). Si no recuerdo incluir ambas ortografías en mi búsqueda, dejaré de lado la mitad de mis fotos "gray" (o "grey").

Es por esto que, a pesar de mi impresionante lista de palabras clave, una búsqueda en mi catálogo Lightroom me proporciona una mezcla aleatoria de fotografías.

A disorganized Lightroom library of photosA disorganized Lightroom library of photosA disorganized Lightroom library of photos

Vocabulario Controlado

La clave de un etiquetado efectivo reside en el control de las palabras clave que uses para etiquetar las fotografías. Denominado "vocabulario controlado", las listas limitadas de palabras clave existen desde hace ya bastante tiempo. Aristóteles las usaba para clasificar animales; el Museo Británico las ha estado usando desde el siglo diecinueve y la Librería del Congreso desde el siglo veinte. Muchas agencias de stocks controlan fastidiosamente su lista de palabras clave de manera que los compradores no puedan encontrar las fotos que necesitan.

El reto es crear un vocabulario controlado y diligente usando una lista limitada de palabras clave.

Cómo Crear Tu Vocabulario Controlado

Para crear tu vocabulario controlado de palabras clave, necesitarás dos cosas: las palabras clave y la estructura que hace que esas palabras tengan utilidad. Aunque las describiré en dos pasos, te encontrarás trabajando con la lista de palabras clave y la estructura a la vez. Cuando hayas controlado el vocabulario, necesitarás aplicar las palabras clave y mantener tu vocabulario de palabras clave al día. 

Paso Uno - Elegir Tus Palabras Clave

Elegir tus palabras clave puede ser tanto divertido como frustrante. Esta es una actividad que requiere que una personalidad creativa piense dentro de una estructura rigurosamente controlada.

Colin Rowe recomienda empezar con un amplio vistazo a tu colección completa, pensar sobre cómo describiría alguien los que ve en tus fotografías.  Ignora el contexto y en su lugar, piensa sobre que hay en las fotos. No estás describiendo porqué fueron tomadas las fotos sino de qué tratan las fotos.

A restaurant interior with dishes food and beveragesA restaurant interior with dishes food and beveragesA restaurant interior with dishes food and beverages

Esta fotografía, por ejemplo, fue tomada en la apertura de un restaurante. Este es el contexto. Pero para describir la foto a fin de etiquetarla, yo usaría palabras como RESTAURANTE, BEBIDAS, y COMIDA.

Cuando le pregunté a Colin por sus reglas de oro para la elección de palabras clave, me remitió al bibliotecario de Archimedia. Con un bagaje en historia del arte y un grado medio en biblioteconomía, Tammy Moorse entiende tanto los aspectos creativos como los controlados en la elección de palabras clave.   

Las Reglas de Oro en la Elección de Palabras Clave 

  1. Usa tantas palabras clave como sea necesario pero no más de las que necesites. A menos que tengas 5 o 7 fotografías que representen un concepto, no necesitas esa palabra clave. En lugar de tres fotos con TACONES ALTOS y cuatro con ZAPATOS DE SALÓN, podrías escribir sólo ZAPATOS DE VESTIR o simplemente ZAPATOS.
  2. No uses jergas. PHOTOBOMB o SELFIE podrían significar algo ahora, pero seguramente no dirán mucho dentro de unos años.
  3. La literalidad es clave. Los sobrenombres, las figuras del lenguaje, y las metáforas no forman parte del vocabulario de las palabras clave. Una fotografía de cuatro personas sentada alrededor de una mesa de conferencias podría sugerir BRAINSTORMING, pero debería ser etiquetada en su lugar con ADULTOS, OFICINA, y MESAS.
  4. Evita palabras ambiguas y homónimas. Yo usé NARANJA, por ejemplo, para describir tanto la fruta como el color. BALL (en inglés) podría ser un baile o un juguete, TRUCK podría se un VEHÍCLE (vehículo) o una HANDCART (carretilla).  Cuando no puedes evitar homónimos, diferéncialos creando una frase. La forma más clara son las palabras PAISAJE y RETRATO. Para distinguir entre el tema y la horientación, usa PAISAJE para las fotografías de paisajes, y PAISAJE ORIENTACIÓN para fotos que son más anchas que altas. Lo mismo es aplicable para las palabras RETRATO y ENCUADRE RETRATO.
  5. No uses palabras duplicadas o sinónimos para describir la misma cosa. PARQUE INFANTIL  y CAMPO podrían ambos ser descritos como PARQUE . Yo usé CAN, CACHORRO, y PERRO para identificar fotografías de perros. Elige uno de los sinónimos y se fiel al mismo.
  6. Evita regionalismos y usa palabras que los demás vayan a reconocer y entender. Por ejemplo en inglés, dependiendo de donde vivas, RUNNING SHOES, RUNNERS, SNEAKERS, KICKS, PLIMSOLLS, o TRAINERS pueden todas usarse para describir ZAPATILLAS DE DEPORTE. es mejor que te quedes únicamente con el término universal, ATHLETIC SHOES (ZAPATILLAS DE DEPORTE).
  7. Pluraliza todas las palabras que puedan usarse en singular y en plural. Por ejemplo, ZAPATOS, no ZAPATO; y usa NIÑOS, no NIÑO. Al pluralizar todas las palabras, no tendrás que recordar si usaste singular o plural. Y en muchos casos, si pones el singular en tu término de búsqueda, encontrarás palabras etiquetadas con el plural. En contraste, si tu buscas con un término en plural, no encontrarás ninguna de las fotos con el singular.
  8. Elige tu idioma y mantente sin cambiar a otro. Si estás usando la ortografía americana del inglés, usa ARMOR, no ARMOUR. Si estás usando la ortografía británica, usa CATALOGUE, no CATALOG. Si eres canadiense, haz una elección consistente. Similarmente, si optas por establecer palabras clave en francés, español, o cualquier otro idioma, usa el mismo lenguaje para todas las palabras clave.
  9. Piensa en el contexto de tu colección para refinar tu vocabulario. Tu y yo podríamos ambos fotografiar edificios pero puede que los fotografiemos por diferentes motivos. Por ejemplo, tu podrías estar buscando diferentes estilos arquitectónicos y por tanto querrás palabras clave como NEOCLÁSICO, GÓTICO, y ROMÁNICO. Mi interés podría estar dirigido a las estructuras, así que escogería palabras clave como CASA UNIFAMILIAR, APARTAMENTO, e IGLESIA.

Recursos

Afortunadamente, no tienes que empezar tu vocabulario de palabras clave desde cero. Tammy recomienda aprovechar listas ya creadas que han sido probadas durante años. Empieza con palabras clave de la lista proporcionada por tu software de catalogación, por ejemplo, pero asegúrate de eliminar las palabras clave que no son relevantes para tu colección. Después, si necesitas inspiración o una guía, dirígete a los siguientes recursos online.

Paso Dos - Establecer la Estructura

La lista de palabras clave es el comienzo, pero seguramente no estarán organizadas sistemáticamente para recordarlas de forma fácil, usarlas, y actualizarlas. Un vocabulario de palabras clave bien diseñado necesita una estructura que agrupe los términos relevantes juntos en una jerarquía. Una estructura hace que las palabras clave sean fáciles de encontrar y te ayuda a ver cuándo y dónde necesitas más (o menos) palabras clave.

Trabajando con las palabras clave que ya tienes, agrupa los términos relevantes juntos. Un fotógrafo de moda, por ejemplo, podría agrupar juntas palabras que describan ropa (BATA, TRAJE DE TRABAJO, ROPA DE ABRIGO), modelos (HOMBRE, MUJER, RUBIA, ADULTOS, ADOLESCENTES), y localizaciones (PLAYAS, GALERÍAS DE ARTE, RESTAURANTES).

Una vez tengas tus palabras clave vagamente agrupadas, organízalas en una estructura jerárquica con los términos más amplios en la parte superior de la jerarquía y los más específicos abajo. Por ejemplo, una fotografía de naturaleza podría tener una jerarquía como esta:  

Animales > MAMÍFEROS
> OSOS
> OSO PARDO

Sabrás conforme construyas tu vocabulario de palabras clave cuanta profundidad necesitan tus jerarquías y como desglosarlas. Colin Rowe recomienda mantener tu jerarquía en tres niveles o menos, aunque Tammy nos reconoció haber construido jerarquías con cuatro niveles cuando la situación lo requería.

A cada nivel de tu jerarquía de palabras clave, agrupa las palabras relacionadas juntas. Continuando con nuestro ejemplo anterior, la jerarquía de palabras clave conforme se expande acabaría siendo algo así:

Animales > MAMÍFEROS
> OSOS
> OSOS PARDOS, OSOS POLARES, PANDAS

Por supuesto, puedes tener palabras clave relacionadas agrupadas en cualquier nivel de la jerarquía. Por ejemplo, en el nivel de OSOS, podría tener ALCES, ELEFANTES, y CAMELLOS.

Tammy recomienda que añadas una categoría general a cualquier vocabulario controlado de palabras clave. En esta categoría es en la que colocaremos cualquier nombre propio o corporativo.

Tu jerarquía puede llegar a estar desordenada si estás trabajando solo con una simple lista en un bloc de notas. Plantéate crear la estructura en una hoja o de cálculo o herramienta similar para mantener tus palabras clave organizadas conforme construyes tu vocabulario. Tammy usa una sencilla hoja de cuatro columnas. Usar una hoja de cálculo ofrece algunas ventajas, obviamente la habilidad de ordenar las columnas y la búsqueda de palabras. También, si eres un experto en hojas de cálculo, puedes exportarla como un documento .txt delimitado mediante tabulaciones, el cual podría después ser importado a algún programa gestor de fotos como lista jerárquica de palabras clave.

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Una jerarquía para un vocabulario de palabras controladas creada en Excel.

Yo soy una persona visual y prefiero usar mapas mentales para este propósito. He visto otra gente crear su vocabulario de palabras clave con notas de post-it sobre una pared. No es tan práctico y fácil como con una hoja de cálculo, pero emplea lo que a ti te funcione. MIra algunos recursos online y apps para que te proporcionen ideas. Mis favoritas son MindNode (disponible como app para escritorio) y Creately (disponible online y para escritorio).

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Una jerarquía para un vocabulario controlado de palabras clave con un mapa mental

Paso Tres - Etiquetado

Aplicar palabras clave es la la parte más tediosa de la tarea, Tammy admite, "incluso aunque seas un bibliotecario al que pagan por ello". Empezar cuando una colección es pequeña es la opción más fácil. Incluso si nuestra colección es grande y no haces mas que etiquetar todo lo nuevo que añades a la colección, no habrás hecho mas que empezar. Una vez veas los beneficios de la gestión de recursos digitales, te sentirás motivado para etiquetar toda tu colección.  

Tammy recomienda reservar tiempos breves y regulares para trabajar con el etiquetado, y trabajar con las fotografías por tandas. Por ejemplo, si estuviésemos etiquetando fotos que disparé mientras iba en bici por los Países Bajos, podría etiquetar todas las fotos de la colección con las palabras clave EUROPA y PAÍSES BAJOS. Después repartí la colección en grupos más pequeños para etiquetarlos con nombres de ciudades.

De igual forma, aplica cualquier palabra clave que puedas cuando importes tus fotografías a tu software de catalogación. Incluso si solo puedes aplicar palabras clave de la primera jerarquía, parte del trabajo estará hecho. Si es posible, tómate el tiempo necesario cuando importes tras una sesión fotográfica para etiquetar todas las fotos. Incluye el tiempo que sea necesario dentro del total estipulado para la sesión.  Por ejemplo, si sabes que una sesión te va llevar cinco horas, establece siete de manera que dispongas de suficiente tiempo para importarlas y etiquetarlas inmediatamente después. Es más fácil etiquetar cuando el tema está fresco en tu mente y estás en medio del proceso de gestión de las fotos. 

Dos puntos finales sobre el etiquetado. Primero, cuando etiquetes, aplica cada palabra clave de acuerdo a la jerarquía, no simplemente la última palabra que necesites. En mi ejemplo de fotografías sobre los Países Bajos, yo aplicaría EUROPA, PAÍSES BAJOS, y la ciudad. Más tarde, cuando necesito fotos de cualquier lugar de Europa para un proyecto, no necesito buscar cada ciudad europea que haya visitado. Simplemente buscando por EUROPA obtendré la colección completa.

Segundo, recuerda buscar mirar en toda tu jerarquía cuando elijas palabras clave. Muchas fotografías requieren etiquetas de distintas jerarquías. Por ejemplo, si fotografío un alce mientras viajo por CAnada, querría etiquetar mis fotos con NORTE AMÉRICA, CANADA, y MAMÍFEROS y ALCES.

Paso Cuatro - Usa Tu Lista y Mantenla Actualizada

Una cosa es construir el vocabulario de palabras clave controladas; otra cosa es usarlas. Cuando estés con prisa, es tentador aplicar simplemente lo que te viene a la mente, pero un vocabulario controlado solo funciona si es… bueno, controlado.

Si has importado tu vocabulario de palabras clave en tu software de catalogación, el software te indica o sugiere algunas palabras clave. Aunque, en ocasiones, tu lista importada no disponga lo que necesitas o quizá no hayas sido capaz de importar tu nuevo vocabulario y, por tanto, hayas añadido el vocabulario a tu software por partes. Yo mantengo mi vocabulario a mano justamente por este motivo. He establecido mi ordenador de forma que cuando lo enciendo, éste automáticamente carga mis palabras clave. Cuando estoy trabajando con mis fotografías, compruebo mi vocabulario para seleccionar las mejores a aplicar. Si necesito añadir una palabra clave a mi vocabulario, puedo modificar mi vocabulario de palabras clave de inmediato.

Colin y Tammy, ambos aconsejan concebir tu vocabulario vocabulario de palabras clave como un documento vivo. Esto no es algo que creas una vez y nunca lo vuelves a revisar. Debes mantener la terminología actualizada, añadir palabras clave cuando la necesidad surja, y eliminar o cambiar palabras clave cuando las palabras no estén funcionando. Ellos nos aconsejan precaución a la hora de eliminar o cambiar palabras clave. Si decides, por ejemplo, que no necesitas la distinción entre BOTAS DE VAQUERO y BOTAS DE INVIERNO, y puedes, en su lugar, usar simplemente BOTAS, realiza el cambio en tu vocabulario controlado y realiza una actualización de todas las fotografías etiquetadas con estas palabras clave.

No te Quedes Ahí

La gestión de recursos digitales es un arte, conlleva algo de practica y errores encontrar el sistema que funcione para ti, pero la recompensa merece la pena. Las fotografías son, evidentemente, el recurso más importante para un fotógrafo. El equipo puede ser reemplazado pero no las fotografías tomadas con él. La gestión eficaz de tus fotografías protege tus recursos y te ahorra tiempo. Colin estima que 1 de cada 8 horas del tiempo de un fotógrafo es empleado en la búsqueda o recuperación de un sólo recurso digital. Si estás quieres vender o compartir tus fotos, la gestión de los recursos digitales te ahorrará mucho tiempo y por lo tanto, al final reporta beneficios monetarios.

Para aprender más, revisa los siguientes recursos:

Y asegúrate de leer los tutoriales de Tuts+ en la sección Gestión de Recursos Digitales

Conclusión

Organizar tu colección de fotografías te ayudará de muchas maneras. Hará tu método de trabajo más fluido, recuperarás tus fotos más rápidamente, y estarás prevenido contra los errores de un operario o la pérdida de fotos. Organizar tus fotos también ayuda a preservar tu colección para el futuro. Existen una variedad de métodos y estructuras útiles para organizar recursos digitales, pero las palabras clave son el motor de todos estos sistemas. Un vocabulario controlado de palabras clave añade poder y efectividad a tu métodos organizativos eliminando errores de escritura y ortografía, eliminando confusiones y ambigüedad, y aplicando consistencia.

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