L'utilisation d'un vocabulaire contrôlé pour organiser les photos numériques

Le grand avantage de la photographie numérique c'est qu'on peut prendre beaucoup de photos sans se soucier des coûts. Le côté difficile de la photographie numérique c'est qu'on peut prendre beaucoup de photos. Au lieu de boîtes, classeurs, et des albums remplis d'un chaos de négatifs et de photos imprimés, nous avons des ordinateurs, des cartes mémoire et des disques durs externes rempli de bits et d'octets image. 

Une organisation est possible sans perdre sa santé mentale. Cet article va vous guider dans la construction et l'utilisation d'un puissant système de vocabulaire contrôlés et de mots clés pour gérer votre chaos numérique.

De la décharge numérique

Colin Rowe, fondateur et président de Archimedia , est un gourou de la gestion des actifs numériques. Il décrit les collections photographiques désorganisé comme des «décharge numérique." Les photographies peuvent être enregistrées, dupliqué, et même sauvegardés dans un système de stockage, mais si vous ne pouvez pas trouver ce que vous avez besoin quand vous en avez besoin, vos photos prennent juste de la place. 

En pensant comme le photographe professionnel qu'il est, Colin fait remarquer que vous ne pouvez pas vendre de photos si vous ne pouvez pas les trouver. Ou alors, même si vous pouvez trouver la photo, mais que vous passez des heures à la chercher, vous avez perdu tout bénéfice et pour certaines photos vous passerez plus de temps à la chercher que ce que vous gagnerez de la vente. Une livraison lente d'une photo demandé sape également votre crédibilité en tant que professionnel, ce qui diminue les chances que vous serez approché à nouveau.

Il est tout aussi important d'être en mesure de retrouver des photographies conservées pour une collection personnelle. Vous prenez des photos parce que vous voulez vous rappeler et partager vos expériences - des événements et moments qui ne peuvent être répétées. Si vous ne parvenez pas à trouver ces photos, il ne vous restera que des souvenirs qui vont s'estomper au fil du temps. 

Les photographies perdues sont également des héritages perdus. Qu'ils s'agissent de photos d'entreprise, professionnelle ou personnelle, les photos sont les temoins de notre histoire. Sauf s'ils ne peuvent pas être trouvés ou ne peuvent pas être identifiés. Colin avertit que cet héritage peut également être perdu si une seule personne comprend comment les données sont gérées. Si cette une personne prend sa retraite, quitte l'entreprise, ou meurt, les connaissances sur des photos s'en vont également.

À la mine d'or numérique

Archimedia travaille avec de grandes organisations et des organismes gouvernementaux. Pour eux, la gestion des actifs numériques implique généralement des mois de gestion de projet, du rassemblement et du tri de milliers de biens numériques, du catalogage et de la formation. Rien que concevoir et mettre en œuvre un système de catalogage, c'est le travail de la bibliothécaire de Archimedia, Tammy Moorse.

Cependant, Colin est prompt à souligner l'importance de la gestion des actifs numériques pour une collection d'images de toute taille. "Jetez un oeil à votre bureau," dit-il. "Comment identifierez-vous les articles sur votre bureau? Est-ce que tout le monde identifierait ces éléments de la même façon? " Bon argument. Je peux à peine trouver ce dont j'ai besoin sur mon propre bureau, et je le trouve encore moins à un certain nombre de jours d'intervalle. 

L'organisation de photos peut être laborieux et ennuyeux, mais ce n'est pas une tâche difficile ou écrasante. Tammy admet que, même en tant que bibliothécaire qualifié qui est payé á cataloguer, elle apprécie l'ennui du travail. Néanmoins, ce travail est important et avec quelques astuces et un engagement régulier de quelques minutes de votre temps, même la collection la plus désorganisée peut être apprivoisée en actifs utilisables.

Mots-clés, tags et texte libre

Une gestion complète des actifs numériques implique des conventions de nommage, une structure des dossiers, des routines de sauvegarde, et plus encore. Mais au cœur de tout système de gestion des actifs numériques se trouvent des mots-clés, et c'est par là que nous commençons. 

Les Mots-clés sont des mots ou des phrases courtes utilisés couramment dans un système pour pointer vers la signification ou l'objet d'une information. Les mots-clés classe l'information et peuvent être utilisés pour marquer une propriété. Le système n'est pas nouveau. Un coup d'œil à travers un catalogue de carte de bibliothèque offrira des tas d'exemples de tri par mots-clés. Par exemple, sur la carte de bibliothèque ci-dessous, le livre a été identifié avec des mots clés tels que "randonnée" et "Illinois." Les mots-clés comprennent également le nom de l'auteur, "Zyznieuski".  

Les tags sont des étiquettes qui ont été appliquées pour information. Les étiquettes peuvent être utilisés pour marquer des informations avec des mots clés, des codes et des informations ouvertes qui ne sont pertinentes que pour l'utilisateur. Par exemple, le livre sur la randonnée dans la carte de bibliothèque a été marqué (grâce à un tag) avec les mots clés "randonnée" et "Illinois". Il a aussi été marqué avec un code du système décimal de catalogage de bibliothèque Dewey. Si je possédais une collection de ces livres, je pourrais aussi les étiqueter avec des informations personnelles telles que "vacances en famille" parce que j'aime faire de la randonnée quand je passe des vacances en famille. Le Tag a une signification que pour moi personnellement, alors que les mots-clés auront une signification pour toutes les personnes recherchant une information. Les tags codées établissent un lien vers un système normalisé. 

Les légendes et les descriptions sont des morceaux de texte libre qui décrivent ou attirent l'attention sur quelque chose dans l'image qui n'est pas évident. C'est là qu'on mettra les renseignements personnels et des informations décrivant le contexte d'une image.

L'utilisation de mots clés et detags est un système de tri efficace, et quand il est bien utilisé, il est robuste et fiable. L'Internet, par exemple, ne serait pas navigable si ce n'était pour l'utilisation des moteurs de recherche qui trient les résultats par mots clés et tags. De même, vous pourriez passer des heures à chercher un livre dans une bibliothèque ou une librairie s'il n'y avait pas de catalogage avec des mots clés et des tags. Le système est tou aussi puissant quand il s'agit d'organisation de photographies.

Les mots-clés dans la photographie

Les images numériques sont étiquettés avec des métadonnées - des données texte intégrées dans une image numérique qui fournissent des informations sur l'image. Certaines des informations sont ajoutées aux métadonnées au moment de la prise de vu, par exemple la taille du fichier, les dimensions et les paramètres de la caméra. Un logiciel de catalogage vous permet d'ajouter également des informations personnalisées aux métadonnées. Typiquement, cela inclut le nom du photographe et les informations de copyright, une légende ou une description et, si bien organisé, des mots-clés. 

Les logiciels de catalogage de photos tiennent un registre de tous les mots-clés que vous avez utilisés. Mon catalogue Lightroom dispose d'une liste de plus de 1500 mots-clés. Cela peut sembler impressionnant, mais, dans mon cas, c'est juste une liste de mots que j'ai choisi librement et qui signifiait quelque chose pour moi au moment où j'ai appliqué les mots-clés. 

Pire, j'ai utilisé le même mot-clé pour signifier des choses différentes (homonymes) et j'ai utilisé plusieurs tags pour le même concept (synonymes). Par exemple, j'ai utilisé le mot-clé ORANGE pour identifier les photographies d'oranges et pour identifier des photos qui sont principalement de couleur orange. Ainsi, si je fais une recherche pour les photos d'une orange, je vais aussi obtenir des couchers de soleil orange dans mes résultats de recherche. J'ai aussi utilisé les mots-clés CHIEN, CHIOT, et CANIN pour identifier les photos de chiens. Si je fais une recherche pour chien, il va me manquer toutes les photos avec les tags CHIOT et CANIN. Et, comme je suis canadien, j'ai utilisé à la fois l'orthographe américaine et britannique pour mes mots-clés; par exemple, GREY et GRAY (pour gris). Si je n'inclut pas les deux orthographes dans ma recherche, il va me manquer la moitié de photos grise. 

Ce serait la raison pour laquelle, malgré une impressionnante liste de mots-clés, une recherche par mot-clé dans mon catalogue Lightroom me donne un méli-mélo aléatoire de photographies.

Vocabulaires contrôlés

Lsecret d'un marquage efficace, c'est de contrôler les mots-clés que vous utilisez pour marquer vos photos. Ces listes de mots-clés limités, appelés "Vocabulaire contrôlé", existe depuis bien longtemps. Aristote les a utilisés pour classer les animaux; le British Museum les utilise depuis le 18 ^e siècle et la Bibliothèque du Congrès depuis le 19 ^ème. Beaucoup d'agences d'images contrôlent méticuleusement leur liste de mots-clés afin que les acheteurs puissent trouver les photos dont ils ont besoin.

Le défi est de construire le vocabulaire contrôlé et d'utiliser cette liste limitée de mots-clés. 

Comment construire votre vocabulaire contrôlé

Pour construire votre vocabulaire contrôlé de mots-clés, vous aurez besoin de deux choses: des mots-clés et une structure qui rend les mots-clés utilisables. Bien que je les décris comme deux étapes, il vous arrivera de travailler avec la liste des mots-clés ET la structure. Une fois que vous avez votre vocabulaire contrôlé de mots-clés, vous aurez besoin d'appliquer les mots-clés et de garder à jour votre liste.

Première étape - Choisissez vos mots-clés

Choisir vos mots-clés peut être à la fois amusant et frustrant. C'est une activité qui demandera à une personne créative de penser dans une structure rigoureuse. 

Colin Rowe recommande de commencer avec un large recul sur toute votre collection, en pensant à comment quelqu'un d'autre pourrait décrire ce qu'il voit dans vos photographies. Ignorez le contexte et pensez plutôt à ce qu'on voit dans les photos. Vous ne décrivez pas pourquoi les photos ont été prises, mais quel est le sujet de ces photos.

Cette photographie par exemple, a été prise lors de l'ouverture d'un restaurant. C'est le contexte. Mais pour décrire la photo, j'utiliserai des mots-clés tels que RESTAURANT, BOISSON et NOURRITURE. 

Quand j'ai demandé à Colin ses règles d'or pour le choix des mots-clés, il s'est référé à la bibliothécaire d'Archimedia. Avec une formation en histoire de l'art et un diplôme d'études supérieures en bibliothéconomie, Tammy Moorse comprend à la fois les aspects créatifs et contrôlées du choix de mots-clés.

Les règles d'or pour choisir des mots clés 

1. Utilisez autant de mots clés que nécessaire, mais pas plus que nécessaire. Si vous n'avez pas au moins 5 à 7 photographies qui représentent un concept, vous n'avez pas besoin de ce mot-clé. Au lieu de trois photos avec des TALON HAUT et quatre avec des POMPES, il vous suffit de mettre CHAUSSURES HABILLÉS ou même juste CHAUSSURES.
2. Ne pas utiliser de mots 'à la mode'. PHOTOBOMB ou SELFIE signifient quelque chose aujourd'hui, mais leur signification peut évoluer et ne fera peut-être plus sens dans quelques années. 
3. La clé, c'est de rester litéral. Les surnoms, les figures de style, et les métaphores n'ont pas leur place dans un vocabulaire de mots-clés. Une photographie de quatre personnes assises autour d'une table de conférence pourrait suggérer BRAINSTORMING, mais devrait plutôt être taggé avec ADULTES, BUREAU et TABLE.
4. Évitez les mots et homonymes ambiguës. J'utilisai ORANGE pour décrire à la fois le fruit et la couleur. BALLE pourrait être une munition ou un jouet, et AVOCAT pourrait être un métier ou un légume. Lorsque vous ne pouvez pas éviter les homonymes, la distinction entre les deux en décrivent l'un avec une phrase. Les exemples les plus clairs sont les mots PAYSAGE et PORTRAIT. Pour distinguer entre le sujet et l'orientation, utilisez PAYSAGE pour les photos de paysages, et FORMAT PAYSAGE pour les photos qui sont plus larges que hautes. La même chose s'applique aux mots PORTRAIT et FORMAT PORTRAIT
5. N'utilisez pas de mots en double ou de synonymes pour décrire la même chose. AIRE DE JEUX et TERRAIN pourraient tous deux être utilisés pour décrire un PARC. J'utilisais CANIN, CHIOT, et CHIEN pour identifier des photographies de chiens. Choisissez l'un des synonymes et réutilisez uniquement celui-là.
6. Évitez les régionalismes et utilisez des mots que d'autres reconnaîtront et comprendront. Par exemple, selon l'endroit où vous vivez, les termes CHAUSSURES DE COURSE, BASKETS, SNEAKER, CHAUSSURES À CRAMPONS ou autres peuvent tous être utilisés pour décrire des chaussures de sport. Il est donc préférable de s'en tenir à l'expression universelle CHAUSSURES DE SPORT.
7. Mettez au pluriel tous les mots qui pourraient être au singulier ou au pluriel. Par exemple, utiliser CHAUSSURES, et non pas CHAUSSURE; et utilisez enfants, pas enfant. Par la pluralisation de tous les mots, vous n'aurez pas à vous rappeler si vous avez utilisé un mot au singulier ou au pluriel. Et dans la plupart des cas, si vous mettez le singulier dans votre terme de recherche, vous trouverez également des photos taggées avec le pluriel de ce terme. En revanche, si vous recherchez un terme pluriel, vous ne trouverez certeinement pas les photos avec le tag au singulier.
8. Choisissez votre langue et utilisez uniquement celle-là. Si vous utilisez l'orthographe américaine, utilisez ARMOR, pas ARMOUR. Si vous utilisez l'orthographe britannique, utiliser CATALOGUE, pas CATALOG. Si vous êtes Canadien, faites votre choix et soyez cohérent. De même, si vous choisissez des mot-clé en français, en espagnol ou dans toute autre langue, utilisez la même langue pour tous les mots clés. 
9. Réfléchissez au contexte de votre collection pour affiner votre vocabulaire. Vous et moi faisons des photographies de bâtiments mais nous les photographions à des fins différentes. Vous cherchez par exemple plutôt divers styles architecturaux et vous utiliserez donc des mots-clés tels que NEO-CLASSIQUE, GOTHIQUE et ROMAINE. Mon intérêt sera peut-être plus dans la structure, donc j'utiliserai des mots-clés tels que MAISON, IMMEUBLE, et EGLISE.

Ressources

Heureusement, vous n'avez pas à démarrer votre vocabulaire mots-clés à partir de zéro. Tammy recommande de s'inspirer de listes établies qui ont été testés dans le temps. Commencez par la liste de mots clés figurant dans votre logiciel de catalogage photo, par exemple, mais n'oubliez pas de supprimer les mots-clés qui ne sont pas pertinents. Ensuite si vous avez besoin d'inspiration ou d'une orientation, passer par les ressources en ligne suivantes:

• Thésaurus de base de Gouvernement du Canada
• Thésaurus des matériaux graphiques de la Bibliothèque du Congrès
• Le contrôle de votre Langue: un répertoire du vocabulaires des métadonnées
• Société américaine pour l'indexation
• Mots-clés pour Photos
• Getty vocabulaires, Le Getty Research Institute

Deuxième étape - Définir la structure

Une liste de mots-clés est un début, mais ils ne sont probablement pas organisée dans un système qui les rend faciles à mémoriser, à utiliser et à mettre à jour. Un vocabulaire à mots-clés bien conçu a besoin d'une structure qui regroupent des termes pertinents selon une hiérarchie. Une structure facilitera la recherche des mots-clés et vous aide à voir quand et où vous avez besoin de plus (ou de moins) de mots-clés.

En prenant les mots-clés que vous avez déjà, regroupez les termes pertinents. Un photographe de mode par exemple, pourrait regrouper des mots-clés décrivant des vêtements (ROBES, COSTUMES, PANTALONS), des modèles (HOMMES, FEMMES, BLOND, ADULTES, ADOLESCENTS) et les emplacements (PLAGES, GALERIES D'ART, RESTAURANTS). 

Une fois que vous avez regroupées vos mots-clés, organiser les mots-clés dans une structure hiérarchique avec des termes plus larges au sommet de la hiérarchie et des termes plus spécifiques plus bas. Par exemple, un photographe de la nature pourrait avoir une structure hiérarchique comme celle-ci:

Animals   > MAMMALS    > BEARS      > GRIZZLIES

Vous vous rendrez compte lors de la contruction de votre vocabulaire mot-clé de quelle précision vos hiérarchies auront besoin et comment les décomposer. Colin Rowe recommande de garder vos hiérarchies sur trois niveaux ou moins, bien que Tammy a reconnu qu'elle a construit des hiérarchies avec quatre niveaux lorsque la situation le suggérait.

A chaque niveau de votre hiérarchie de mots-clés, groupez les mots-clés reliés ensemble. Continuons avec notre exemple ci-dessus, la continuité de la hiérarchie mot-clé pourrait ressembler à ceci:

Animals   > MAMMALS    > BEARS      > GRIZZLIES, POLAR BEARS, PANDAS

Bien sûr, vous pouvez avoir des mots clés connexes groupées à n'importe quel niveau de la hiérarchie. Par exemple, au niveau de l'ours, je pourrais aussi avoir ELEPHANTS et CHAMEAUX. 

Tammy vous recommande d'ajouter une catégorie générale à chaque vocabulaire contrôlé: Cette catégorie servira à placer des noms propres et des noms entreprises. 

Votre hiérarchie peut devenir encombrée si vous travaillez seulement avec de simples listes sur un bloc-note. Vous pouvez envisager de créer une structure dans un tableur ou un outil similaire pour garder vos mots-clés organisés en parallèle á votre construction de vocabulaire. Tammy utilise une simple feuille de calcul de quatre colonnes. L'utilisation d'un tableur offre quelques avantages, notamment la possibilité de trier les colonnes et de rechercher des mots. De plus, si vous connaissez bien les tableurs, vous pouvez exporter votre feuille de calcul en tant que document délimité par des tabulations .txt, qui pourra ensuite être importé dans certains programmes de gestion de photos en tant que listes de mots-clés hiérarchisées.

Je suis une personne visuelle et je préfère utiliser des cartes logiques. J'ai vu d'autres personnes qui créent leur vocabulaire de mots-clés avec des post-it sur un mur. Ce n'est pas aussi facile comme sur un tableur, mais vous pouvez utiliser ce que vous met le plus à l'aise. Découvrez quelques ressources en ligne et des applications qui pourraient vous être utiles: Mes favoris sont MindNode (disponible comme application et sur ordinateur) et Creately (disponible en ligne et sur odinateur).

Troisième étape - le marquage (ou taguage)

Tammy admet que la tâche fastidieuse c'est d'appliquer les mots-clés, "même si vous êtes un bibliothécaire payé pour faire cela." L'option la plus facile c'est de commencer quand la collection est encore toute petite. Même si votre collection est vaste et vous ne faites rien de plus que d'appliquer des tags à toutes les nouvelles entrées, c'est déjà un bon début. Vous verrez bientôt les avantages de cette gestion de vos actifs numériques, et cela vous motivera pour marquer toute votre collection.

Tammy recommande de se prendre quelques minutes régulièrements pour travailler sur les tags, et de travailler avec des lots de photos. Par exemple, si je travaille sur les tags des photos j'ai pris pendant mon tour en vélo aux Pays-Bas, je pourrais marquer toutes les photos dans la collection avec les mots-clés EUROPE et PAYS-BAS. Ensuite, je peux séparer la collection en petits groupes pour les étiquetés avec les noms des villes.

De même, appliquez tous les mots-clés possibles dès l'importation de photos dans votre logiciel de catalogage. Même si vous ne pouvez appliquer que des mots-clés du premier rang de la hiérarchie, une partie du travail sera fait. Si possible, prenez vous le temps pour ajouter des tags directement après un shooting . Vous pouvez inclure le temps nécessaire dans le délai que vous avez prévu pour le shooting. Par exemple, si vous prévoyez un shooting de cinq heures, prévoyez plutôt sept heures. De cette façon, vous aurez suffisamment de temps pour importer et ajouter des tags directement. Il est plus facile d'ajouter des tags lorsque le sujet est encore frais et que vous avez de toute façon la tête dans la gestion de vos photos .

Deux derniers points sur les tags : Premièrement, lorsque vous ajoutez des tags, appliquez chaque mot-clé le long de la hiérarchie, pas seulement le dernier mot clé dont vous avez besoin. Dans mon exemple de photographies des Pays-Bas, j'appliquerais EUROPE, PAYS-BAS, et la ville. Plus tard, quand j'aurai besoin de photos depuis n'importe où en Europe pour un projet, je n'ai pas besoin de faire une recherche pour chaque pays européen que j'ai visité. Il suffit de rechercher EUROPE pour avoir toutes les photos concernés.

Deuxièmement, n'oubliez pas de jeter un oeil à travers vos hiérarchies lors du choix des mots-clés. De nombreuses photographies exigent des tags de plus d'une hiérarchie. Par exemple, si j'ai photographié des caribous lors d'un voyage au Canada, je voudrais marquer mes photos avec AMERIQUE DU NORD, CANADA, et MAMMIFERES et CARIBOU.

Quatrième étape - Utilisez votre liste et mettez-la à jour

C'est une chose de construire un vocabulaire de mots-clés contrôlé; c'en est une autre de l'utiliser. Lorsque vous êtes pressé, vous serez tenté d'appliquer tout ce qui vient à l'esprit, mais un vocabulaire contrôlé ne fonctionnera que s'il est ... logique, contrôlé.

Si vous avez importé votre vocabulaire de mots-clés dans votre logiciel de catalogage photos, le logiciel vous fournira des choix de mots clés. Parfois, cependant, votre liste importé ne contiendra pas ce dont vous avez besoin ou peut-être vous n'avez pas été en mesure d'importer votre vocabulaire de mots-clés et, à la place, vous avez ajouté le vocabulaire à votre logiciel petit à petit. Je garde mon vocabulaire de mots-clés à portée de main juste pour cette raison. J'ai mis en place mon ordinateur de façon à ce que lorsque je démarre, l'ordinateur charge automatiquement mon vocabulaire de mots-clés dans l'arrière-plan. Quand je travaille sur mes photos, je vérifie mon vocabulaire pour choisir les meilleurs mots-clés à appliquer. Si j'ai besoin d'ajouter un mot clé à mon vocabulaire, je peux modifier mon vocabulaire de most-clés tout de suite.

Colin et Tammy préconisent tous les deux de voir votre vocabulaire de mots-clés contrôlée comme un document vivant. Ce n'est pas quelque chose que vous créez une fois et qui restera tel quel. Vous devez garder la terminologie à jour, ajouter des mots-clés lorsque le besoin se fait sentir, et également supprimer ou modifier des mots-clés lorsque les mots ne fonctionnent pas/plus. cependant, ils préconisent la prudence pour la suppression ou la modification de mots-clés. Si vous décidez, par exemple, que vous n'avez pas besoin de distinguer les BOTTES DE COWBOY des BOTTES D'HIVER, et que vous utiliserez seulement BOTTES comme mot-clé, faites le changement dans votre vocabulaire de mots-clés contrôlé et recherchez et mettez à jour toutes les photos taggées avec ces mots-clés.

Ne vous arrêtez pas là

La gestion des actifs numériques est un art. Il vous prendra quelques essais et erreurs pour trouver le système qui fonctionnera pour vous, mais les récompenses en valent la peine. Les photographies sont, sans doute, l'atout le plus important d'un photographe. L'équipement peut toujours être remplacé, mais pas les photos prises avec l'appareil. Gérer efficacement vos photos protège vos atouts et vous fais gagner du temps. Colin estime que chez un photographe, 1 heure sur 8 est consacré à la recherche et la récupération d'une image unique du numérique. Si vous cherchez à vendre ou réutiliser ou partager vos photos, la gestion de vos biens numériques sera un gain de temps et donc, également une source de revenu.

Pour en savoir plus, vous pouvez explorer les ressources suivantes:

• Colin Rowe, Archimedia
• Peter Krogh, The DAM Book 

Veillez également à vérifier les tutoriels Tuts+ sur Digital Asset Management . 

Conclusion

Organiser votre collection de photos vous aidera de plusieurs façons. Cela permettra de rationaliser votre flux de travail, d'obtenir vos photos plus rapidement, et d'éviter les erreurs opérationelle et les photos perdues. Organiser vos photos contribuera également à préserver votre collection pour l'avenir. Un certain nombre de méthodes et de structures peut être utilisé pour organiser des biens numériques, mais les mots-clés sont au cœur de tous ces systèmes. Un vocabulaire de mots-clés contrôlé ajoute de la puissance et de l'efficacité à vos méthodes d'organisation en éliminant les erreurs de frappe et d'orthographe, en enleveant la confusion et l'ambiguïté, et en créant une cohérence.