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Photography

Buenas Prácticas: Cómo Enviar Archivos de Imágenes Digitales a tus Cientes por Internet

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Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

En algún momento de tu carrera como fotógrafo debes compartir imágenes por Internet. Si tienes que enviar fotos a tus amigos y familiares, puedes ser tan informal como quieras. Si, sin embargo, estás entregándole imágenes a un cliente, debes hacerlo de manera profesional. Tu reputación profesional puede ser perjudicada por algo tan sencillo como un correo electrónico mal redactado.

En este tutorial, delinearé algunas de las mejores prácticas para entregar imágenes a los clientes por Internet.

Por qué no Deberías Utilizar el Correo Electrónico

Cuando se trata de enviar imágenes, muchas personas de forma predeterminada, adjuntan los archivos a un correo electrónico. Esta es una forma terrible de hacerlo.

Primero, las imágenes digitales tomadas con una DSLR moderna, incluso cuando se exportan como archivos JPEG, generalmente son de unos pocos megabytes de tamaño. Una imagen de tamaño completo tomada con mi 5D MKIII y guardada como un archivo JPEG al 70% de calidad, la configuración que utilizo normalmente para las imágenes del cliente, es alrededor de 5MB. La mayoría de los servicios de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos adjuntos a 25MB. Incluso en el mejor de los casos, podrás por mucho adjuntar de cinco a diez imágenes.

what you shouldnt do
Lo que no deberías estar haciendo.

En segundo lugar, hay una buena oportunidad de que el cliente reciba las imágenes en su smartphone. Si están usando una conexión celular, tu gran archivo adjunto tomará una porción decente de su asignación mensual de datos. Si tienen una señal débil, el correo electrónico tomará unos minutos para descargar, frenando cualquier otro tráfico de Internet a un arrastre. Cuando abran el correo electrónico, es poco probable que estés en la parte superior de su lista de "personas favoritas".

Mientras que el correo electrónico tiene su lugar, no lo utilices para enviar imágenes a tus clientes.

Cómo Enviar Archivos

En lugar de simplemente enviar fotos por correo electrónico, la mejor manera para entregar imágenes es usar un servicio de hosting dedicado. En los últimos años, un número de grandes compañías han comenzado todas a ofrecer grandes cantidades de almacenamiento por una cuota mensual muy razonable. Los más populares de estos servicios son Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive.

dropbox site
Página de Inicio de Dropbox.

Todos trabajan mucho de la misma manera: una carpeta en el equipo se refleja en los servidores del servicio. Cualquier cosa que le agregues es cargada automáticamente a Internet. Puedes compartir cualquier archivo o subcarpeta — como la que contiene las imágenes de tu cliente, simplemente enviando una URL única.

Utilizando uno de estos servicios supera muchas de las limitaciones del correo electrónico. Mientras no tengas espacio ilimitado, todos los servicios ofrecen al menos unos cuantos gigabytes gratis. Esto es más que suficiente para que puedas enviar miles de imágenes a tus clientes.

Una Nota sobre los Servicios Profesionales

Si eres un fotógrafo profesional y regularmente entregas imágenes a los clientes, puede ser que valga la pena mirar algunos de los servicios profesionales que automatizan todo el proceso. Mientras que hacerlo por ti mismo es gratis, si estás entregando un valor de 15 o 20 tomas de imágenes al mes, un servicio como Pixieset o PASS simplificará todo el proceso.

Organizar los Archivos para la Entrega

Incluso si utilizas un servicio de hosting de archivos, simplemente no puedes enviarle al cliente el enlace y terminar con esto. En su lugar necesitas crear un paquete profesional para la entrega. Aquí hay algunas pautas para hacerlo.

Nombra tus Imágenes Semánticamente

Enviar una imagen llamada IMG_324582 a un cliente no da el aire de un profesional. En su lugar, debes asegurarte de que todas tus imágenes son nombradas correctamente.

Hay cualquier número de formatos que puedes usar, pero te recomiendo elegir uno que incluya la fecha de la sesión, un título descriptivo tal como el trabajo o el nombre de la modelo, un número de secuencia y el nombre del archivo original. También se deben usar guiones bajos o guiones en vez de espacios.

file naming
Una plantilla que utilizo para nombrar archivos 

Por ejemplo, utilizo la estructura AAMMDD_Nombre_del_Trabajo_Secuencia#_NombredeArchivo; luego las imágenes se denominan algo así como 150621_Ali_Clarke_001_5D3_10004.

Cada componente tiene un propósito. Comenzar con la fecha mantiene cada imagen en orden cronológico. También te permite reutilizar títulos descriptivos como el nombre de la modelo. El título descriptivo hace fácil para tú y el cliente identifiquen las imágenes sin mirar las miniaturas cuando las están viendo en la computadora. La secuencia numérica le da a cada imagen un identificador único dentro de la serie. Por último, incluir el número de archivo original crea un enlace entre cada imagen exportada y el archivo RAW. Si un cliente quiere una versión más grande de una imagen, puede decirte los últimos dígitos y podrás encontrarla.

Ordenar los metadatos en Lightroom

La capacida de Lightroom para importar y desarrollar archivos RAW obtiene más atención, pero también es un gestor de metadatos increíblemente poderoso. Antes de enviar cualquier imagen a tus clientes, utiliza Lightroom para añadir un título y un subtítulo a cada imagen. Idealmente, cada imagen debe tener un título único, incluso si el único cambio es aumentar progresivamente un número. Por ejemplo, podrías títular tres imágenes similares como vestido negro Look #1, #2 y #3. El título debe ser una descripción de cada foto.

Si logras los metadatos ordenados a medida que editas las imágenes, es mucho más fácil subirlas a la web y crear páginas de contacto. Si nunca antes le has prestado demasiada atención a los metadatos, el curso de Andrew Childress The Living Archive in Lightroom es un gran lugar para comenzar.

Incluye una Hoja de Contacto en PDF

Mientras que las hojas de contacto eran mucho más importantes en la era de las películas, aún valen la pena incluirlas al enviarle los archivos a tus clientes. Con una hoja de contactos es muy fácil de echar un vistazo sobre todas las imágenes incluidas en una entrega. También, dependiendo de cómo trabajes, una hoja de contacto sería todo lo que inicialmente envíes a tus clientes. Entonces puedes enviar las imágenes completas a petición.

contact sheet
Una hoja de contactos creada en el módulo de impresión de Lightroom.

Otra vez, Lightroom ofrece una solución. El módulo de impresión criminalmente infrautilizado cuenta con plantillas para una gran hoja de contactos. Sugiero que modifiques los ajustes preestablecidos de Lightroom para que las hojas de contacto que envías a los clientes incluyan título y subtítulo de cada imagen.

Aunque se llama módulo de impresión, puedes guardar lo que crees en un archivo PDF; perfecto para una hoja de contactos digital.

Consejo: Para asegurarte de que la hoja de contacto se encuentre en la parte superior de todos los archivos, debes nombrarla algo como _Contact_Sheet. El guión bajo inicial lo mantendrá por encima de cualquier pila de archivos ordenada alfabéticamente.

Agrega un Archivo Leeme

Además de una hoja de contacto, también deberías incluir un archivo de texto llamado _Leeme.txt. Este archivo debe incluir toda la información que tus clientes necesitan saber acerca de ti, el rodaje y las imágenes.

Un archivo Leeme.txt debe incluir:

  • tu nombre y datos de contacto
  • el nombre y datos de contacto del cliente
  • información sobre la sesión como la fecha, el lugar y número de modelos
  • una lista de las imágenes, incluyendo su nombre de archivo, título y subtítulo
  • pautas de uso de las imágenes para los clientes
  • información de copyright

Aunque lo puedes hacer a mano, el plugin LR/transportador hace fácil crear estos archivos Leeme.txt

Enviar un correo electrónico profesional

Una vez que hayas empacado los archivos de imagen para la entrega junto con los archivos adicionales como el archivo leeme y la hoja de contacto, es hora de que tus clientes sepan cómo pueden acceder a ellos. Ya que el correo es malo para entregar archivos, el correo electrónico es una gran manera de enviar esta información. El correo electrónico de entrega debe incluir toda la información sobre las imágenes y archivos que vas a enviar.

A continuación hay un script de ejemplo de cómo debería ser el correo electrónico.

Estimado [cliente],

He terminado de procesar las imágenes de la sesión [título descriptivo] del [fecha]. Ahora están listas para que usted pueda revisarlas. Puede acceder a los archivos visitando [enlace] y haciendo clic en descargar.

Incluidas en la carpeta están:

  • Un archivo leeme.txt
  • Una hoja de contactos que muestra todas las imágenes.
  • 294 archivos de imágenes de máxima resolución.

Si tiene problemas accediendo a los archivos, por favor no dude en ponerse en contacto conmigo.

Atentamente,

Harry Guinness.

Resumen

Los días de entregar las imágenes impresas a los clientes se han ido. Ahora casi todas las imágenes son entregadas digitalmente. Si quieres hacerlo de una manera profesional, este artículo ha cubierto muchas de las cosas que debes considerar, incluyendo:

  • Cómo enviar archivos
  • cómo nombrar tus archivos
  • la importancia de agregar metadatos
  • Qué archivos adicionales incluir
  • Cómo enviar la entrega a tu cliente
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