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7 Goldene Regeln des Digital Asset Management

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German (Deutsch) translation by Tatsiana Bochkareva (you can also view the original English article)

Wir haben es bereits in dieser Reihe zum Thema Digital Asset Management gesagt: Das beste Digital Asset Management-System ist das, das Sie verwenden. Die allerbesten und sorgfältigsten Empfehlungen machen überhaupt keinen Unterschied, wenn sie für Sie nicht funktionieren.

Unser Ziel ist es, Ihnen ein grundlegendes DAM-Framework und die Informationen bereitzustellen, die Sie benötigen, um dieses Framework an Ihre Arbeitsweise anzupassen. Dieser Artikel trägt zu unserem Ansatz bei, indem er die Grundprinzipien umreißt, die alle unsere Empfehlungen für das Digital Asset Management enthalten. Wenn Sie die Grundprinzipien kennen, können Sie entscheiden, wo und wie Sie Ihr Digital Asset Management-System für den Erfolg anpassen möchten.

Lerne die Regeln wie ein Profi, damit du sie wie ein Künstler brechen kannst. -Pablo Picasso

1. Fügen Sie keinen Schaden zu

Originaldaten sind wertvoll. Bewache es, schütze es und manipuliere es niemals. Denken Sie an einen zerkratzten Negativfilm: Alle resultierenden Fotodrucke tragen immer die Kratzer oder Manipulationen, die zum Abdecken der Kratzer erforderlich sind. Die Manipulation mag mit digitalen Bildern einfacher sein, aber sobald sie manipuliert ist, gibt es kein Zurück mehr. Halten Sie Ihre Originaldaten von Ihren Arbeitsdateien getrennt und bearbeiten Sie immer eine Kopie des Originalbilds.

Diese Regel hat zusätzliches Gewicht, wenn Sie nicht in RAW, sondern in JPEG aufnehmen. Bilddateien im JPEG-Format verlieren jedes Mal Informationen, wenn die Datei geöffnet, bearbeitet oder erneut gespeichert wird. Sie können ein RAW-Image öffnen und unter einem neuen Dateinamen speichern, und die Daten bleiben erhalten. Wenn Sie dasselbe mit einem JPEG-Bild tun, werden die Daten kompromittiert. Der Datenverlust kann beim ersten Mal minimal sein, aber der Effekt akkumuliert sich bei sukzessiver Dateibehandlung. Schützen Sie dieses wertvolle Original-JPEG. Kennzeichnen Sie es auf irgendeine Weise, um es als das ursprüngliche JPEG zu markieren, und verstauen Sie es sicher in Ihrem Archiv. Arbeiten Sie immer an einer Kopie des Originals.

Weitere Informationen zu RAW und JPEG finden Sie in diesen beiden kurzen Artikeln:

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Foto von Dawn Oosterhoff

2. Seien Sie sicher mit Ihren Daten

Anfang dieses Jahres brach ein Dieb in das Haus des bekannten kanadischen Fotojournalisten Jacques Nadeau ein und stahl fünf Festplatten und einen Fernseher. Der Fernseher kann ersetzt werden, aber die fünf Festplatten enthielten Nadeaus einzigen Satz von 30.000 bis 50.000 Fotos, von denen viele wichtige politische Momente in der kanadischen Geschichte abdecken. Fünfunddreißig Jahre Arbeit, weg.

Verwenden Sie für einen optimalen Schutz die 3-2-1-Regel zum Sichern Ihrer Daten.

3 - Bewahren Sie drei Kopien Ihrer Daten auf: Ihre primäre Kopie und zwei Sicherungen.

2 - Bewahren Sie Ihre Kopien auf zwei verschiedenen, physisch getrennten Medien auf. Ein Satz von Dateien befindet sich wahrscheinlich auf der Festplatte Ihres Computers. Halten Sie Ihre beiden Kopien getrennt und sichern Sie sie jeweils auf verschiedenen Medien (externe Festplatten, USB-Sticks oder Cloud-Speicherdienste).

1 - Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Bilder außerhalb des Unternehmens auf. Einige Benutzer verwenden ein System zum Drehen von zwei externen Festplatten, wobei jede Woche oder jeden Monat eine Festplatte ausgetauscht wird, je nachdem, wie häufig Sie Daten hinzufügen. Ich verwende USB-Sticks und bewahre sie in einem kleinen Safe bei jemand anderem auf. Ein Cloud-Speicherdienst funktioniert ebenfalls gut. Stellen Sie nur sicher, dass Sie einen Cloud-Sicherungsdienst und kein Dateisynchronisierungstool verwenden.

Zur Datensicherheit gehört auch der Schutz Ihrer Daten zwischen Foto machen und Aufnahme. Ebenfalls Anfang dieses Jahres verlor eine Porträtfotografin unersetzliche Fotos, als ihre Kameratasche aus ihrem Auto gestohlen wurde. Eine Speicherkarte in der Kameratasche enthielt Fotos aus den letzten Augenblicken des Lebens eines Kindes. Ich habe einmal eine Compact Flash-Karte in meiner Tasche gelassen und dann die Hose - und die Flash-Karte - durch die Waschmaschine geführt. Bei einer anderen Gelegenheit konnte ich einen Stift beschädigen, als ich eine Karteikarte in meinen Kartenleser einlegte, die Verbindung kurzschloss und alle Daten auf der Karte löschte. Es passiert alles so einfach.

Es gibt keine festen Regeln für den Umgang mit Daten in dieser äußerst anfälligen Phase, in der nur eine Kopie vorhanden ist. Denken Sie über Ihren Workflow nach und übernehmen Sie eine oder mehrere der folgenden Ideen:

  • Teilen Sie einen Schuss auf zwei oder mehr Karteikarten auf. Ich mache RAW mit meiner Kamera, was zu einer Dateigröße von knapp 30 Megabyte pro Bild führt. Ich wähle eine Speicherkarte, die groß genug ist, um schießen zu können, ohne häufig die Karten wechseln zu müssen, aber klein genug, um mehr als eine Karte für ein Schießen verwenden zu müssen. Für mich beträgt diese Größe 8 GB oder etwas mehr als 250 Bilder. Wenn ich ein Video aufnehmen würde, würde ich eine größere Karte verwenden, wahrscheinlich genug für ungefähr eine Stunde Filmmaterial.

  • Nummerieren oder kennzeichnen Sie Ihre Karteikarten farblich. Sie können einen Permanentmarker, einen Etikettendrucker oder farbiges Klebeband verwenden. Auf diese Weise bleiben die Karten organisiert, wenn Sie sie in der Hitze des Augenblicks in die Kamera ein- und auswechseln.

  • Halten Sie Ihre fertigen Karteikarten von Ihren leeren Karteikarten getrennt und tragen Sie die Karteikarten immer am selben Ort. Es gibt viele Systeme zum Tragen von Flash-Karten. Ich mag jedes System, das an Ihrem Körper befestigt ist, aber physisch von Ihrer Kleidung getrennt bleibt. Mein Favorit ist der Speicherkarten-Organizer von Spider Pro. Leere Karten werden offen gelegt und sind einsatzbereit. Abgeschlossene Karten werden verdeckt eingelegt. Eine andere Option, die auch weniger teuer ist, ist die Verwendung eines Packsacks, einer wasserdichten Hülle oder einer großen Pillenhülle, die an Ihrem Gürtel befestigt ist.

  •  Wenn Sie länger als einen Tag von Ihrem Computer entfernt sind, laden Sie Ihre Daten auf eine externe Festplatte hoch. Halten Sie dieses Laufwerk von Ihrer Kameraausrüstung getrennt und nicht in Ihrem aufgegebenen Gepäck. Eine meiner Kolleginnen sichert unterwegs ihre externe Festplatte, indem sie ihre Bilddateien auf eine DVD kopiert. Alle paar Tage schickt sie die gefüllten DVDs an ihre Privatadresse. Ich empfehle nicht, DVDs für die Langzeitspeicherung zu verwenden, aber  sie sind kostengünstig, allgegenwärtig und unter diesen Umständen ideal.

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Foto von Isaac Bowen, CC BY-SA 2.0

3. Sichern Sie auch unterstützende Dokumente

Wenn eine Katastrophe Ihre digitalen Bilder und Videos treffen kann, können Sie darauf wetten, dass eine Katastrophe auch jede andere digitale Datei ruinieren kann. Der Verlust einer Vertragsvorlage ist möglicherweise nicht so katastrophal wie der Verlust der Hochzeitsfotos eines Paares, aber es wäre immer noch ein Ärgernis und würde Ihre Glaubwürdigkeit als Profi untergraben. Der Verlust von Finanzdaten kann sehr kostspielig sein, wenn Sie zu einer zufälligen Auswahl von zu prüfenden Steuerzahlern gehören. Schützen Sie Ihre Geschäftsdokumente, indem Sie sie in Ihre Sicherungsroutine aufnehmen.

Wenn Sie Katalogisierungssoftware verwenden, möchten Sie auch Ihren Softwarekatalog sichern. Wenn Sie Ihre Bilddateien korrekt benennen, können Sie Bilder auch ohne Ihren Katalog finden. Ohne Ihren Katalog haben Sie jedoch alle Ihre Bewertungen, Labels und Alben oder Sammlungen verloren.

Das Sichern Ihres Katalogs ist besonders wichtig, wenn Sie parametrische Bildbearbeitungsprogramme (PIE) wie Adobe Lightroom verwenden, die die Bearbeitungen vom Bild trennen. In diesem Fall können Sie Ihre Produktionsdaten auf zwei Arten schützen: Speichern Sie Ihre Bearbeitungsänderungen in den Metadaten und fügen Sie Ihren Katalog in Ihr Sicherungssystem ein. Weitere Informationen zum Verwenden und Speichern zerstörungsfreier Bildbearbeitungen finden Sie in Andrew Childress 'Artikel "Verwendung von Lightroom-Bearbeitungen außerhalb von Lightroom".

Denken Sie auch an Ihre Images als Teil Ihres Business-Backups. Möglicherweise benötigen Sie ein Bild, um das Urheberrecht nachzuweisen, einen Verkauf zu dokumentieren oder eine Compliance- oder Geschäftsanforderung zu erfüllen. Jedes Ihrer Bilder könnte auch einen historischen Wert haben. Ich schlage nicht vor, dass Sie Ihrem Archiv eine zusätzliche Kopie von Bildern hinzufügen - Sie sollten nur eine Kopie einer Datei in einem Archiv haben -, aber Sie möchten möglicherweise Ihre Bilder oder Bildersammlungen in einer Tabelle oder einem anderen Geschäftsdokument verweisen in dem Sie Transaktionen aufzeichnen, die sich auf das Bild oder die Sammlung beziehen.

4. Verwenden Sie Ihr Archiv niemals für ein Backup.

Warten. Was? Ist mein Archiv kein Backup? Nein, ist es nicht. Sie sichern Ihr Archiv, aber Ihr Archiv ist keine Sicherung. Ihr Archiv ist die letzte Ruhestätte einer Kopie jeder nicht reproduzierbaren Version eines Bildes oder Videos. Dies bedeutet normalerweise, dass Ihr Archiv die ursprüngliche, unberührte Bilddatei und die endgültige Arbeitsversion der bearbeiteten Bilddatei enthält. Dies sind Ihre wertvollen Originale, die ich in Golden Rule Nr. 1 erwähnt habe. Betrachten Sie diese Bilddateien als die goldenen Steine ​​in Ihrem Safe, aus denen Sie eine beliebige Anzahl von Schmuckstücken herstellen können. Sie möchten ein Backup dieser Sammlung, das sicher außerhalb des Standorts versteckt ist.

Und noch eine Überlegung: Wenn Sie dies überhaupt vermeiden können, sichern Sie keine Daten auf demselben Medium, auf dem sich Ihr Archiv befindet. Erinnerst du dich an die goldene Regel Nr. 2? Respektieren Sie das 3-2-1-Prinzip.

Es ist so verlockend, eine kleine Ecke des Laufwerks zu verwenden, in der sich Ihr Archiv befindet, um Arbeitsdateien zu sichern. Es wäre so einfach. Ich kannte den Rat, kein Archiv für ein Backup zu verwenden, aber ich tat es trotzdem. Nur einmal. Und ich habe vergessen, die Stammstruktur im Ziellaufwerk zu schützen. Ich hatte eine großartige Sicherung aller meiner Arbeitsdateien, die meine archivierten Dateien schön überschrieben hatten. Ich hatte Glück und konnte mein Archiv aus meiner Archivsicherung wiederherstellen, aber ich kann Ihnen sagen, dass es Stunden gedauert hat, bis sich mein Herz wieder in einem normalen Rhythmus beruhigt hat. Sparen Sie sich das Katastrophenpotential und behalten Sie das Medium, das Sie für Ihr Archiv verwenden, nur für Ihr Archiv.

5. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihr Archiv regelmäßig

Ein Blick in Ihr Dateiverzeichnis und eine organisierte Liste aller Ihrer Bilddateien ist eine beruhigende Vision, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Nur weil die Bilddatei in Ihrem Dateiverzeichnis angezeigt wird, bedeutet dies nicht, dass die Datei verwendet werden kann. Die Datei ist möglicherweise beschädigt oder veraltet. Das Speichermedium kann auch beschädigt, beschädigt oder veraltet sein.

Es ist ziemlich sicher, dass Sie Ihre Dateien in den kommenden Jahren ohne proprietäre Software öffnen können, wenn Sie Ihre RAW-Dateien unter speichern. DNGs und Ihre fertigen Arbeitsdateien als.TIFFs (ggf. mit Ebenen), dies schließt jedoch andere Probleme mit den Dateien oder Speichermedien nicht aus. Richten Sie einen Prozess zum Überprüfen Ihrer Dateien und zum Überprüfen der Integrität Ihres Speichermediums ein. (Über die Datenvalidierung gibt es viel zu lernen. Wir werden in dieser Reihe einen Artikel darüber veröffentlichen.)

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6. Erstellen Sie eine Routine und halten Sie sich daran

Atul Gawande ist ein amerikanischer Arzt, der Gesundheitssysteme und -prozesse untersucht. 1998 berichtete er über seine Routinenanalyse und kam zu dem Schluss, dass Routinisierung und Wiederholung Schlüssel zur Perfektion sind. Die Verwaltung Ihrer digitalen Assets entspricht möglicherweise nicht der Durchführung einer Hernienoperation, in beiden Fällen gelten jedoch die Grundsätze der Routinisierung und Wiederholung.

Legen Sie Standards für die Verwaltung Ihrer Sammlung fest und verwenden Sie diese konsequent und stets. Entwickeln Sie Richtlinien, die für Ihre Sammlung relevant und anwendbar sind, und lassen Sie die Richtlinien von einer anderen Person überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess klar, verständlich und leicht wiederverwendbar ist.

Wenn Sie es noch nicht gelesen haben, lesen Sie meinen Artikel "Die digitale Pipeline: So verwalten Sie Bilder und Videos sicher von der Aufnahme bis zum Archiv". Dieser Artikel bietet Ihnen einen sechsstufigen Workflow, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Laden Sie das einseitige Flussdiagramm herunter und verwenden Sie es als Vorlage, um die Schritte in Ihrem Prozess zu notieren.

Testen Sie Ihren Prozess an einer Kopie eines kleinen Satzes von Bildern. Verschieben Sie den kopierten Satz von Bildern auf eine Flash-Karte und arbeiten Sie sich mit diesen Kopien gleich zu Beginn durch Ihren Prozess. Notieren Sie sich alle Probleme, die Sie beheben müssen.

Diejenigen von uns, die an der Digital Asset Management-Reihe arbeiten, haben ein Sprichwort:

Wenn Sie in weniger als einer Minute nicht finden, wonach Sie suchen, ist Ihre Verbindung unterbrochen.

Eine Minute mag ein bisschen optimistisch sein, aber das Prinzip kann Ihnen helfen, Ihre Routine zu verfeinern. Bitten Sie jemanden, eines Ihrer Bilder oder Videos zu identifizieren und es zu lokalisieren.  Wenn Sie in weniger als einer Minute (oder so) nicht finden, wonach Sie suchen, notieren Sie sich das erste Hindernis, auf das Sie gestoßen sind, und verfeinern Sie Ihre Routine, um das Problem zu beheben. Führen Sie dann den Test immer wieder aus, um andere Probleme zu identifizieren und zu beheben.

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Fotografie von Dawn Oosterhoff

7. Sagen Sie es jemand anderem

Ihre Sammlung - Ihr Vermächtnis - geht verloren, wenn Sie nur verstehen, wie Ihre Daten verwaltet werden. Sollten Sie nicht mehr in der Lage sein, Ihre Sammlung zu verwalten, und wenn Sie sterben, geht das Wissen über Ihre Bilddateien mit Ihnen.  Sagen Sie jemand anderem, wie Ihr System aufgebaut ist. Machen Sie sich Notizen, einschließlich Passwörtern, und überprüfen Sie Ihre Notizen und Strukturen mit jemandem, dem Sie vertrauen, um Ihre Assets an Ihrer Stelle zu verwalten.

Gehen Sie weiter und bauen Sie

Digital Asset Management mag mühsam und mühsam erscheinen. Ich gebe zu, dass nur wenige Menschen so aufgeregt sind wie meine Kollegen, und ich mache Dinge wie kontrollierte Keyword-Vokabulare und Archivierungspraktiken. Aber ich verspreche Ihnen, dass die Mühe die Belohnung wert ist. Es ist sehr befriedigend, das gewünschte Bild zu finden, wenn Sie es möchten, und es gibt viel zu sagen, um den Verlustschmerz des Fotografen Jacques Nadeau zu vermeiden.

Bauen Sie Ihr digitales Asset-Management-System schrittweise auf und lassen Sie den Prozess einfach hinter sich.  Warten Sie nicht, bis alle vorhandenen Bilder in Ordnung sind, bevor Sie Ihren DAM-Prozess auf neue Bilder anwenden. Richten Sie einen Prozess ein und beginnen Sie mit Ihrem nächsten Shooting.

Weitere Informationen und Vorschläge finden Sie in unserer vollständigen Reihe zu Digital Asset Management für alle. Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, was für Sie funktioniert, und teilen Sie uns mit, was nicht.

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